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Introducción
Desde el advenimiento de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), los gestores documentales han estado lidiando con la dificultad de preservar documentos en ambiente digital. Las organizaciones que conforman el ecosistema infocomunicacional actual conviven en un entorno tecnológico de registro de información híbrido, transmedial, interconectado en una red de datos inalámbrica, donde la comunicación ha adquirido un carácter reticular. Este escenario ha condicionado la manera en que los gestores documentales comprenden su mundo informacional, lo que conlleva a la reconceptualización de su propio objeto de estudio: un tipo de documento que existe en red, de múltiples procedencias, extrainstitucional, transinstitucional, transjurisdiccional. Esto implica no pocos desafíos que, como hace saber Guilliland-Swetland (2014), no pueden enfrentarse con métodos tradicionales. Uno de esos desafíos más acuciantes está relacionado con el mantenimiento de la veracidad de la evidencia documental en ambiente digital.
Por ello, no resulta casual que entre 1980 y 1990 se haya desencadenado una oleada de experiencias orientadas a especificar requisitos de gestión documental, ante la necesidad de preservar documentos archivísticos veraces. La mayoría de los casos han sido resultado de proyectos de investigación científica y se han orientado al mantenimiento y preservación de documentos electrónicos (Cox, 1997; Duranti, MacNeil y Eastwood, 2002; DOD, 2007; Duranti, 2005; International Council on Archives, 2008; DLM Forum Foundation, 2010). Tales proyectos de investigación han demostrado que especificar requisitos constituye una de las estrategias aceptadas para asegurar la calidad de los documentos archivísticos en cualquier formato.
La gestión documental se comprende como el “área responsable del control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos archivísticos, incluidos los procesos para capturar y mantener en forma de documentos, información y evidencia de las actividades y operaciones de la organización” (ISO, 2010: 12).
En este ámbito, requisito es “una restricción, demanda, condición, necesidad o parámetro que debe ser identificado o satisfecho usualmente dentro de un marco de tiempo o como un prerrequisito” (InterPARES 2 Project, 2008: 43).
Pero ¿cómo hacerlo? ¿Cuáles son los pasos a seguir para especificar requisitos en el ámbito de la gestión documental? Pues bien, en algunas de las experiencias mencionadas es posible encontrar respuestas, como es el caso de InterPARES (Duranti, 2005). Así, el grupo de trabajo de autenticidad del referido proyecto adoptó dos aproximaciones para la creación de sus requisitos: una teórico-deductiva (a partir de una plantilla de trabajo desarrollada desde la teoría de la diplomática y la archivística) y otra empírico-inductiva (basada en la realización de estudios de caso). La aplicación de ambas aproximaciones estaba orientada a construir una teoría y su triangulación permitió arribar a dos conjuntos de requisitos funcionales.
Desde el punto de vista de los autores del presente artículo, ante la actual situación, se hace necesario contar con herramientas metodológicas que permitan especificar, de manera viable, requisitos de gestión documental en cualquier contexto organizacional; todo ello sustentado en un enfoque que asegure una relación dialógica entre la perspectiva tecnológica y social. Por tanto, el objetivo de este trabajo es elaborar una propuesta metodológica para especificar requisitos de gestión documental desde las experiencias de la ingeniería de requisitos. Para ello, se abordan los requisitos desde los ámbitos mencionados y se presentan algunas experiencias metodológicas clave. Posteriormente, se explican los procesos que conformaron la propuesta metodológica que se planea.
Material y método
En la investigación se utilizó como método el análisis documental de la literatura especializada sobre ingeniería de requisitos. La aplicación de este método permitió comprender los procesos que conforman el ciclo de vida de desarrollo de un sistema desde la ingeniería de requisitos. A partir del análisis documental se identificaron cinco experiencias que se presentan en el acápite siguiente. El estudio de tales experiencias permitió elaborar la propuesta que se presenta en este material.
La ingeniería de requisitos: experiencias metodológicas
La ingeniería de requisitos se reconoce comúnmente como la etapa más crítica, compleja e importante en el desarrollo de software (Swarnalatha et al., 2014). Ésta se orienta a la construcción de requisitos, que consiste en un conjunto estructurado de actividades que resultan en su documentación, como una declaración formal de los requisitos de un sistema (Kandt, 2003). Respecto a la noción de sistema se asume, en este trabajo, la mirada de Hull, Jackson y Dick (2005), que se basan en una perspectiva en la que “los principios y prácticas de la ingeniería de requisitos aplican al sistema en su totalidad, en el que el software es solo una pequeña parte” (p. 3). La aplicación de la ingeniería de requisitos, desde esta visión, resulta deseable para la construcción de especificaciones en el ámbito de la gestión documental.
De enorme utilidad ha sido la relación de interdisciplinariedad entre las ciencias de la información, en particular la archivística y la gestión documental, con las ciencias de la computación. Un ejemplo de ello se puede advertir en un trabajo presentado por Vieira et al. (2012), en el que realizaron un análisis sobre la calidad de la especificación MoReq a partir de la identificación de buenas prácticas en materia de ingeniería de requisitos. Asimismo, se apoyaron en tales enfoques para sugerir potencialidades, con la finalidad de mejorar la mencionada especificación. Esto es un claro ejemplo de la pertinencia de utilizar las nociones de la ingeniería de requisitos para el desarrollo de una especificación en el dominio de la gestión documental.
La ingeniería de requisitos responde a un ciclo de vida cuyos procesos se realizan en las primeras etapas del desarrollo de un sistema. Somerville (2011), por su parte, concibe que la definición de requisitos debe ocurrir antes del diseño de un sistema. Existen varias experiencias en cuanto a la concepción del ciclo de vida de la ingeniería de requisitos. Los autores consultados coinciden en la mayoría de los procesos y su forma de denominación, como se puede apreciar en la Tabla 1.
Tabla 1 Procesos de ingeniería de requisitos
| Pohl (1997) | Durán Toro (2000) | Abran et al. (2004) SWEBOK | Somerville (2011) | Wiegers y Beatty (2013) |
|---|---|---|---|---|
| — | — | — | Estudio de viabilidad | — |
| Elicitación | Elicitación | Elicitación | Elicitación y análisis | Elicitación |
| Negociación | Análisis (incluye la documentación de los requisitos) | Análisis | — | Análisis |
| Documentación | — | Especificación | Especificación | Especificación |
| Validación/verificación | Validación | Validación | Validación | Validación |
| Gestión | — | — | — | — |
En adelante, se explican de manera general los procesos de ingeniería de requisitos a partir de experiencias de buenas prácticas internacionales estudiadas (Pohl, 1997, 2010; Abran et al., 2004; Somerville, 2011; Durán Toro, 2000; Wiegers y Beatty, 2013).
Estudio de viabilidad. Este proceso es propuesto por Somerville (2011). Se basa en un estudio no extenso y sin un alto costo sobre cómo las tecnologías que se utilizan en un momento determinado satisfacen las necesidades de los usuarios. Además, incluye un estudio de la rentabilidad del software, así como el análisis de su producción para precisar si se encuentra dentro del presupuesto establecido.
Elicitación y análisis de requisitos. La elicitación es uno de los procesos a los que menos atención se dedicó en la ingeniería de requisitos, hasta que comenzó a ser evidente que los problemas en los requisitos son uno de los principales factores que conducen al fracaso (Durán Toro, 2000). En la actualidad, es uno de los procesos más críticos en el desarrollo de requisitos (Somerville, 2011).
En la totalidad de las experiencias revisadas, la elicitación es el primer proceso que se realiza. Está orientada a explicitar el conocimiento que no se manifiesta de manera evidente sobre los problemas y dificultades del sistema para que puedan ser comprendidos por todo el personal involucrado. También permite obtener y documentar las necesidades de los usuarios.
Desde la experiencia de SWEBOK (Abran et al., 2004), resulta importante hacer una identificación puntual de las necesidades de los usuarios, las partes interesadas y sus puntos de vista, a la vez que de sistemas similares, normativas y estándares relacionados, y el entorno operacional y organizacional. Según Pohl (2010), es necesario identificar especificaciones existentes siempre que sea posible con fines de reutilización y las posibles limitaciones que tenga el sistema a desarrollar. Para ello se recomienda realizar una adecuada identificación de las fuentes de información pertinentes, en aras de adquirir un conocimiento más completo sobre los problemas presentes. De este proceso se deriva la especificación de los requisitos, por lo que no concierne solamente a los desarrolladores, sino a todos los que de una manera u otra están involucrados con el sistema.
Negociación de requisitos. En este proceso se busca establecer un acuerdo sobre los requisitos entre las diferentes partes interesadas involucrados con el sistema. Para ello resulta importante el manejo de conflictos que pueden aparecer a partir de las diferentes perspectivas en relación con los requisitos. Por tal razón, tales conflictos deben ser claramente explicitados y tratados. Durante el proceso, se debe tener en cuenta tres aspectos, al decir de Pohl (2010): hacer explícitos los conflictos identificados, asegurar que cada conflicto cuenta con una alternativa para su posible solución, y garantizar que se tomen las decisiones correctas.
En el modelo SWEBOK la negociación se encuentra implícita en el análisis, en un subtópico que denomina negociación de requisitos (también conocida como resolución de conflictos). Se orienta a la solución de conflictos entre partes interesadas, entre requisitos y recursos, o entre requisitos funcionales y no funcionales (Abran et al., 2004).
Especificación/documentación de requisitos. La salida de este proceso es uno o varios documentos donde se especifican los requisitos del sistema. La principal entrada proviene de la elicitación, por lo que se parte de las declaraciones de los usuarios sobre el sistema. También se toma en cuenta la negociación, a partir de las posibles soluciones a los conflictos que puedan surgir, así como la revisión de las soluciones propuestas. Este proceso implica una estrecha colaboración y cooperación entre las personas involucradas para determinar sus diferentes puntos de vista, y así evitar inconsistencias y ambigüedades. Pohl (1997) aclara que este proceso no se enfoca sólo en la especificación final de los requisitos, sino que incluye los resultados intermedios. Como se advierte en SWEBOK, un aspecto a tener en cuenta es la comunicación de los requisitos. Estos deberán ser accesibles a todo el personal que forma parte del sistema y estar escritos en un lenguaje comprensible (Abran et al., 2004). Validación. La validación constituye una revisión del producto por parte de los ingenieros de requisitos, conjuntamente con los clientes y usuarios. Se orienta a la certificación de la correspondencia de los requisitos con las necesidades y expectativas de los usuarios, así como a la validación de su consistencia respecto a las intenciones de los propios usuarios. En este proceso, Pohl (1997) incluye la verificación, cuyo propósito es examinar la especificación de acuerdo con las restricciones que se hayan definido formalmente, mientas que la validación se encamina a certificar la consistencia de los requisitos respecto a las necesidades de los usuarios y clientes.
Gestión. La gestión se identificó solamente en el modelo de Pohl (1997, 2010). Es un proceso que se realiza durante toda la ingeniería de requisitos. Se subdivide en tres aspectos esenciales:
1. Gestión de artefactos de requisitos (incluye priorización y registro de requisitos, la planificación y control, la configuración y el mantenimiento de la trazabilidad de los requisitos).
2. Gestión de las actividades (comprende la planificación y el control de las actividades de ingeniería de requisitos, para garantizar eficacia y eficiencia en el desarrollo de requisitos).
3. Observación del contexto del sistema (implica la gestión de los cambios que identifican modificaciones en el contexto del sistema, y se consideren relevantes).
Los procesos expuestos conforman el ciclo de vida de la ingeniería de requisitos, que como asevera Medina González (2016), propone una solución metodológica para la especificación de requisitos por medio de un ordenamiento metódico de los procesos y actividades a realizar.
Por tal razón, sobre la base las experiencias que aparecen en la Tabla 1, se construyó la propuesta metodológica que se presenta para especificar requisitos de gestión documental.
Propuesta metodológica para especificar requisitos de gestión documental
La propuesta que se presenta está dirigida fundamentalmente a los profesionales que se dedican al desarrollo de sistemas de gestión documental. Ésta podrá ser utilizada como una herramienta metodológica durante el diseño o rediseño de este tipo de sistema en cualquier contexto organizacional.
Por otra parte, puede ser utilizada con independencia de la perspectiva o modelo teórico archivístico (ya sea el ciclo de vida o el modelo de la continuidad de los documentos). Asimismo, ha sido concebida para especificar requisitos en el marco de la norma ISO 15489-1 Information and Documentation. Records Management. Part 1: Concepts and Principles (ISO, 2016). En este sentido, los requisitos que se especifiquen como resultado de la aplicación de la propuesta metodológica que se propone deben abarcar los procesos que presenta la precitada norma, es decir, creación, captura, clasificación, control de acceso, almacenamiento, uso y reutilización, migración y disposición.
La propuesta metodológica se basa en los principios siguientes:
1. Enfoque de sistema. Sobre la base del pensamiento sistémico, los procesos se interrelacionan unos con otros, por lo que la salida de uno es la entrada del siguiente. Resulta crucial tener en cuenta la retroalimentación que se produce entre los procesos. Por otra parte, para la especificación de requisito se deben contemplar todos los elementos que conforman el sistema de gestión documental.
2. Colaboración. En la especificación de requisitos intervienen todos los actores involucrados con el sistema de gestión documental, incluye analistas de sistemas, gestores documentales, creadores de documentos, administradores de sistemas, asesores jurídicos, usuarios, entre otros. Fomentar un ambiente de colaboración mutua entre todos los implicados permitirá una mayor efectividad en el cumplimiento de las actividades y tareas por cada proceso.
3. Iteración y continuidad. Los procesos que conforman la propuesta metodológica no suceden, necesariamente, de manera lineal, por lo cual pueden realizarse de forma simultánea actividades que corresponden a diferentes procesos. Este hecho le confiere como característica que se considere una metodología flexible. Asimismo, estas actividades no se realizan en un punto determinado del tiempo, sino que tienen lugar interminablemente, puesto que los requisitos siempre están sujetos a mejora continua. Aunque se pueden especificar requisitos en cualquier momento, se recomienda hacerlo desde las primeras etapas de diseño o rediseño del sistema de gestión documental.
4. Transparencia. Las acciones que se realizan en cada proceso deben estar debidamente documentadas. Toda la documentación que se genera a lo largo del ciclo metodológico deberá permanecer accesible y estar disponible en cualquier momento para las partes interesadas.
La propuesta metodológica se conforma en cuatro procesos, como se presenta en la Figura 1.
a. Elicitación y análisis. En este proceso se propone alcanzar un conocimiento exhaustivo del contexto organizacional en el que tendrá lugar el diseño o rediseño del sistema de gestión documental. Para ello se requiere comprender la estructura (organigrama), los procesos de trabajo de la organización (mapa de procesos), su marco legal y normativo interno y externo (en este particular resulta importante conocer a cabalidad los requisitos legales que impactan en la gestión documental de la organización), los recursos tecnológicos con los que cuenta, los flujos documentales, las necesidades informacionales de los actores involucrados en algún proceso documental (desde la creación y captura hasta el mantenimiento y/o la eliminación), los flujos documentales, así como los aspectos que puedan incidir de manera positiva o negativa en la gestión documental de la organización. La salida de este proceso es un listado preliminar de requisitos.
b. Documentación. En este proceso, los analistas se proponen documentar de manera formal y estructurada los requisitos de gestión documental a partir de los componentes definidos durante la elicitación. Por tanto, es necesario identificar los elementos que conforman la especificación y tener en cuenta los criterios de calidad de los requisitos que el analista considere. Se recomienda tener en cuenta los criterios de calidad de Young (2004), quien plantea que los requisitos deben ser necesarios, factibles, correctos, concisos, no ambiguos, completos, consistentes, entre otros aspectos. La salida de este proceso es la especificación debidamente documentada.
c. Negociación. En la negociación se propone la solución de los conflictos que surjan de las partes interesadas. Por ello es importante registrar las perspectivas que se tengan sobre los requisitos y que emanan de los diferentes intereses, expectativas y necesidades de los destinatarios de la especificación. En este sentido, cada conflicto deberá contar con una alternativa de solución. Esta negociación se puede realizar en varias rondas, en dependencia de la amplitud y complejidad de la organización donde se diseña o rediseña el sistema de gestión documental. La salida de este proceso es la especificación de requisitos refinada.
d. Validación. La validación se encamina a varios aspectos: la verificación del logro de una elicitación exitosa y la focalización en los conflictos surgidos durante la negociación, para los que ya deben existir una solución plausible, a la vez que se contemplan los requisitos abarcadores de la totalidad de funcionalidades y restricciones identificadas del sistema. También se centra en la calidad de los requisitos. Este proceso incluye la evaluación de la eficacia de los requisitos; se trata de una evaluación iterativa para asegurar que los requisitos se corresponden con las necesidades y expectativas de la organización y las partes interesadas. La salida en este proceso es la primera versión de la especificación de requisitos para el sistema de gestión documental.
En la Tabla 2 se explican las actividades por cada proceso y se recomiendan algunos métodos y técnicas a aplicar para su cumplimiento.
Tabla 2 Actividades según los procesos que conforman la propuesta metodológica
La aplicación exitosa de esta propuesta metodológica requiere el uso de métodos y técnicas de investigación. A continuación, se proponen algunos que se consideran esenciales (Durán Toro, 2000; Duranti, 1996; Guilliland-Swetland y McKemmish, 2004):
Análisis de sistemas de gestión documental. Consiste en el estudio y evaluación de actividades, procesos y funciones en sistemas complejos desde el punto de vista institucional, tecnológico y humano. Su aplicación en sistemas archivísticos ha sido mediante el análisis funcional, de negocios, de flujos de procesos de gestión documental, así como la implementación de sistemas para documentos electrónicos, la identificación de requisitos archivísticos y de los documentos que deben ser creados en un sistema de gestión documental. Este método es fundamental para la elicitación y análisis, aunque su aplicación se extiende a todo el diseño de sistemas de gestión documental.
Etnografía de gestión documental. Este tipo de método se basa en una descripción contextual y reflexiva de determinadas prácticas y culturas. Su objetivo es comprender las visiones de aquellos actores que se encuentran insertos en su propio mundo.
Análisis de garantía literaria. La garantía literaria resulta de gran utilidad para la identificación de requisitos que se encuentran en las fuentes legales y normativas. El uso de este método permite determinar los mandatos en el marco de prácticas concretas, así como los marcos teóricos de referencia. Abarca el uso de fuentes legales, normas técnicas, códigos de ética, literatura académica, entre otras. Este método es de especial importancia en la elicitación para la identificación de los requisitos legales.
Diplomática-archivística contemporánea. Método desarrollado por Luciana Duranti y su equipo de investigación desde las experiencias de los proyectos conocidos como UBC (Duranti, MacNeil y Eastwood, 2002) e InterPARES (Duranti, 2005). Es útil para la identificación de tipos de documentos generados en sistemas automatizados. Se encamina a la identificación de requisitos para la conservación de documentos archivísticos electrónicos auténticos. Este método puede ser utilizado durante la elicitación para determinar los tipos documentales que se generan en los sistemas automatizados de la organización, como se establece en la Tabla 2.
Observación. Permite obtener información de manera directa sobre un fenómeno o acontecimiento. Se recomiendan el uso de la observación, por ejemplo, para la identificación y comprensión de las prácticas documentales y de la cultura informacional en un determinado contexto. El uso de la observación en la propuesta metodológica que se presenta resulta pertinente desde el momento de la elicitación y análisis.
Entrevistas. Como afirma Durán Toro (2000), esta es una de las técnicas más utilizadas durante la elicitación. También puede ser utilizada durante la negociación y la validación de los requisitos. En cualquiera de los casos se pueden emplear entrevistas estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas. Las entrevistas que se realizan en profundidad podrían resultar muy útiles para comprender el contexto en el que se desarrollarán los requisitos.
Tormenta de ideas. Técnica que se concibe en grupo y permite generar ideas. Es por lo general fácil de llevar a cabo, aunque Durán Toro (2000) advierte que su falta de estructuración puede afectar la calidad de los resultados. De cara a la propuesta que se presenta en este artículo, se recomienda su uso en la elicitación y análisis si se combina con otras que ofrezcan resultados más puntuales.
El conjunto de métodos y técnicas expuesto constituye una muestra del que se puede utilizar para especificar requisitos. Su triangulación contribuiría al desarrollo exitoso de la propuesta metodológica que se presenta.
Conclusiones
La complejidad del entorno tecnológico en el que las organizaciones realizan sus procesos de negocios ha situado en el centro de atención de la comunidad internacional el mantenimiento y la preservación de documentos archivísticos electrónicos veraces. Por esta razón, una de las soluciones más aceptadas para enfrentar esta problemática se ha orientado a la especificación de requisitos de gestión documental.
Si bien existen disímiles experiencias de especificaciones de requisitos en el dominio archivístico, resulta necesario disponer de herramientas metodológicas desde esta área del conocimiento. Tales herramientas han de permitir la construcción de especificaciones de requisitos de gestión documental adaptables a cualquier contexto organizacional, de manera rigurosa y didáctica.
Por lo tanto, se propuso una metodología flexible para especificar requisitos de gestión documental en contextos organizacionales diversos, sobre la base intelectual constituida por cinco experiencias propias de la ingeniería de requisitos.
La propuesta metodológica se sustentó en cuatro principios: enfoque de sistema, colaboración, iteración y continuidad, y transparencia. Estos deben asumirse desde el diseño, el rediseño y la implantación del sistema de gestión documental, así como durante toda su existencia.
La estructura de la metodología se organizó en cuatro procesos: elicitación y análisis, documentación, negociación, y validación, cuya ejecución exitosa requiere la aplicación de un conjunto de métodos y técnicas definidos en el estudio.
