Proceso documental

Se efectuó un proceso de documentación que incluyó la búsqueda, selección y registro de documentos del AT-CNA. Comenzó con el rastreo documental de publicaciones acerca de la paleontología en cada estado de la república (no todos la incluyen en sus títulos), con el fin de diferenciarlos de la muestra del archivo trabajada, es decir, la de informes técnicos por entidad federativa, disponibles para su consulta en el AT-CNA.

Se recurrió a la ciencia de la documentación al realizar un cruce entre las publicaciones obtenidas, principalmente en internet, sobre paleontología mexicana en los estados de la República y los listados del AT-CNA, para obtener una muestra de documentos que podría referirse a “lo paleontológico”, que en la investigación se definió como las cuestiones referentes a la paleontología y la documentación asociada con ella, incluidos los fósiles. Quizá esa selección sea algo subjetiva, debido a que no se agotaron todas las investigaciones referentes a “lo paleontológico” de la sección trabajada.

Se considera, no obstante, que se tomó una muestra representativa, puesto que es para la única que existe un instrumento de consulta, a saber: los treinta y siete listados del AT-CNA (uno por cada entidad federativa, uno denominado “varios” y otro de la “Dirección de Monumentos Prehispánicos”) que hasta 2016 se habían publicado en la página electrónica de la Coordinación Nacional de Arqueología y que actualmente se prestan a sus usuarios. Los documentos del AT-CNA estaban identificados con un número consecutivo, designado conforme fueron llegando al archivo, y organizados en orden alfabético por entidad. Así, la referencia para el primero, de Aguascalientes, es “1-1” y para el segundo, de Zacatecas, es “31-2”. De esos listados hay alrededor de 10 328 registros de documentos de la sección denominada “Informes técnicos” del AT-CNA.

Cabe destacar que no son todos los documentos que lo forman, y que se trata de documentación en torno de arqueología, aunque también hay de otros temas. Se revisaron esos listados y se seleccionaron informes, proyectos y algunas tesis; se anotaron en una hoja de Excel, con título, autor y referencia (los únicos campos que lleva la lista actual del AT-CNA).

Esos registros aluden a lo que archivísticamente se define como unidades documentales, que corresponden a un documento o expediente completo en torno de un mismo asunto ^{(Consejo Internacional de Archivos [ICA], 2000)}: así fue como se separaron en el diagnóstico. Los que están en las listas del AT-CNA se consideran unidades documentales simples ^{(ICA, 2000, p. 15)}, es decir, un solo tipo de documento sobre un mismo asunto; por ejemplo, un informe técnico, una tesis, una publicación periódica.

Pero no siempre es así: en ocasiones en un solo registro se integran varios informes técnicos, principalmente cuando se trata de rescates que, por ser informes de pocas páginas, se estima que no tendrán la misma importancia que un informe de un proyecto de investigación de varias temporadas. No obstante, tampoco se puede decir que tengan unidades documentales compuestas, porque, por lo menos en la sección que se trabajó, no se da continuidad a un expediente o a una investigación.

Los ítems seleccionados se identificaron como una colección del ADP-INAH, debido a que, desde la bibliotecología, cumplen con la definición de colección: “una acumulación de recursos de información desarrollada por profesionales de la información dirigida a la comunidad de usuarios o a un conjunto de comunidades” (Lee, 2000, citado por ^{Fuentes, 2007, p. 92}), y no necesariamente con los principios de la archivística clásica del orden de fondos ni con el principio de procedencia, puesto que el conjunto -o, por lo menos, la sección de informes técnicos revisada en el diagnóstico- fue conformado como una colección.

La selección incluyó, además, las observaciones de configuración del AT-CNA: qué instrumentos de consulta posee; cómo están organizados, clasificados o catalogados; cuáles son su accesibilidad, su nivel de descripción, su estado de conservación y la normatividad aplicable, todo lo cual se encontraría, para la archivística, dentro de la etapa de identificación, definida como “fase de tipo intelectual que consiste en la investigación del sujeto productor y del tipo documental” ^{(La Torre y Martín-Palomino, 2003, p. 14)}.⁶

La ficha de diagnóstico-catálogo

Después se diseñó en Excel una ficha de diagnóstico, aplicable a todos los documentos, encaminada a transformarse en un catálogo, pues se pensó tanto en la utilidad que la información contenida en el diagnóstico pudiera generar a largo plazo como en comenzar a hacer un precatálogo que sirviera como instrumento de consulta inicial para los elementos que vayan a conformar el ADP-INAH: eso fue lo que se planteó como un primer paso de la catalogación, alineando sus elementos al esquema de metadatos denominado Dublin Core (DC).⁷ En la Figura 1 se presentan los campos que contenía la ficha y se marcan con DC los que se alinearon al esquema de metadatos.

Esa ficha registra la información así como las características de la materialidad de los documentos que se encuentran en el AT-CNA. De ahí que cuente con elementos para la conservación, observados en los campos de materialidad, y, desde la perspectiva de la bibliotecología, para la catalogación en los campos de información.

Compilación de la información en la ficha de diagnóstico-catálogo

Para el diagnóstico se eligieron y trabajaron 445 registros (unidades documentales simples), 100% de los planteados. Se descartaron exactamente 147 registros (unidades documentales simples) del inventario inicial porque, además de que no contenían información paleontológica (sino únicamente arqueológica), al ir verificando y sistematizando la ficha de diagnóstico-catálogo en Excel se encontraron algunas inconsistencias en los ítems, de los cuales 123 registros que se encontraban en ese caso se retiraron de la ficha. Una vez realizado el proceso de verificación, quedaron 298 ítems que se diagnosticaron y utilizaron para realizar la propuesta de conformación presentada en mi tesis.

Por otro lado, en la ficha de diagnóstico-catálogo varios de los campos se han llenado igual para toda la colección del AT-CNA, ya que están pensados para integrar varias colecciones al ADP-INAH. Así, si se decidiera aplicar la ficha a otros archivos del inah, podrían agregarse registros sin generar confusión. Algunos campos sirven para determinar qué es lo que podría contener el acervo; otros funcionaron para observar cómo se puede integrar el documento al acervo así como si es viable su digitalización, cuál es su estado de conservación y qué número de páginas tiene.

En la ficha se consideraron algunos campos con contenido acerca de la información de los documentos, como los datos de autor, institución y dependencia, que señalan en cuál otra, no sólo dentro sino aun fuera del INAH, podría haber más documentos del mismo tipo. Lo anterior sirve para tener una idea de dónde se ubican y cómo podrían localizarse más documentos sobre paleontología en el Instituto.

Elaboración de la ficha de diagnóstico por colección

Al concluir el registro de los 298 ítems de la ficha de diagnóstico-catálogo, se realizó mediate el análisis de cada registro una ficha completa para el AT-CNA, con el fin de saber la manera en que se recomienda que se integren esos documentos al ADP-INAH, ya sea mediante digitalización o enunciación en un catálogo.

Esa ficha se hizo con apego a los modelos de diagnóstico para la conservación de documentos, como, por ejemplo, el del Archivo General de la Nación de México ^{(AGN, 2017)}. Sin embargo, se observó que para la conformación debería contener más información acerca de los instrumentos de descripción que ya existen en la colección, con la observación de si pueden retomarse para el ADP-INAH y la forma más adecuada de integración de esa colección al acervo, la cual, en este caso, fue la digitalización.

Resultados observados desde la conservación

Siguiendo la idea del estudio de la materialidad de los documentos como parte de la conservación, sirvió para observar: en primer lugar, las opciones para la conformación del ADP-INAH, principalmente en torno de la digitalización; en segundo lugar, las acciones de conservación preventiva que pueden aplicarse no necesariamente al ADP-INAH, sino al AT-CNA.

En cuanto a la materialidad de los documentos, se encontró que 100% de la muestra está en soporte papel y en formato de texto, cuyas medidas van de los 22 cm a los 35.5 cm de largo, 14 a 24 cm de ancho y 2 mm a 10 cm de espesor. Si se considera la digitalización, principalmente, de los volúmenes encuadernados, el ancho a partir de los 4 cm dificultaría su manipulación.

En específico, el formato va desde la copia de carbón (12 ítems), la fotocopia de impresión (33 ítems) y el mecanuscrito (45 ítems), hasta las impresiones actuales en láser, a color (73 ítems) o en blanco y negro (61 ítems) -que nos muestran cómo fue evolucionando la tecnología en los últimos 30 o 40 años-, pasando por tecnología intermedia, como impresión de inyección de tinta (cuyo uso duró tan sólo unos 15 años), a color (2 ítems) y en blanco y negro (17 ítems); mecanuscrito en máquina mecánica (39 ítems) y eléctrica (8 ítems). Además, hay 6 manuscritos y 2 ítems que combinan técnicas asi como documentos en los que predomina la impresión láser (153), que generalmente poseen muchos gráficos.

Respecto del estado de conservación, en 92% (275 ítems) de los informes es bueno, lo que significa que podrían digitalizarse sin problemas, si es que se decidiera hacerlo para la propuesta de conformación; solamente 2% está en mal estado (8 ítems) y no se podría digitalizar: las incidencias son que los planos no se pueden abrir porque están doblados y sus orillas están encuadernadas.

La mayor parte (244 ítems): 82% de la muestra, posee media encuadernación⁹ en piel sintética y keratol; en colores del café claro al café oscuro, como puede observarse en la Figura 2. Lo anterior incide en la dificultad para digitalizar en un escáner de cama plana, ya que ese porcentaje de piezas tendría que fotografiarse con cámara digital, cada vez más usada en la actualidad.

(Fotografía: Rosaura Mitra, 2020; cortesía: INAH)

Figura 2 Volúmenes encuadernados del AT-CNA [Fotografías digitales]. 

El hecho de que gran parte de la muestra esté encuadernada alude a que en el AT-CNA la mayoría de esos informes técnicos se encuadernaron, en principio, con la intención de conjuntarlos y protegerlos de la constante manipulación y, quizá, de la eventual dispersión o pérdida de páginas durante su consulta (tal vez como una pequeña caja). Se considera que en el AT-CNA los documentos no se han conservado de forma idónea, ya que la encuadernación no protege íntegramente su materialidad, dado que hay volúmenes pandeados con documentos tamaño oficio, tamaño carta y planos de distintos grosores y dimensiones. La encuadernación, entonces, no obedece a la materialidad de los documentos, ya que, principalmente los de gran formato, se adecuan a aquélla, y no al revés, como debería ser.¹⁰

En la encuadernación también se observa un esfuerzo por separar para la consulta determinados documentos. Al principio, como se aprecia en los de la Dirección de Monumentos Prehispánicos, sólo se encuadernaban informes, cualquiera que fuera su tipo. Posteriormente, esa labor se hizo de forma más selectiva, de modo que el resto de la documentación se resguardó en expedientes con consulta más restringida, hasta que, de la década de 1990 a la fecha, predominaron los informes técnicos y material de consulta, como artículos y ponencias inéditas.

Por otra parte, la encuadernación tampoco es adecuada para la consulta, ya que, si se pretende revisar un solo documento de un volumen, se debe manejar éste completo y sólo puede manipularse con un atril. Los documentos registrados podrían estar separados, conservados en una guarda o en un fólder, o cada uno en un encuadernado distinto, y seguirían manteniendo su unidad documental. Lo anterior tendría que realizarse con los nuevos documentos que ingresen en el archivo, pero si se encuentran dentro del mismo documento, es decir, si son planos entregados dentro del informe técnico, se tendría que establecer un método de descripción (catalogación) donde se crearan referencias cruzadas entre ambos documentos.

En dado caso, para conservar mejor esos documentos se recomendaría que tuvieran guardas de primero y segundo nivel, diseñadas de acuerdo con su tamaño. Así, los planos tendrían que estar en planeros y los informes, en guardas y cajas. Aunque esto generaría más dispersión, no se podría proponer retirar la encuadernación, ya que es imposible: no es viable ni costeable para el archivo.

En cuanto a lo que se registró como material complementario, 296 ítems cuentan con gráficos, como dibujos, gráficas estadísticas, esquemas, mapas de localización, planos estratigráficos, imágenes monocromáticas y policromáticas, mientras que 54 ítems contienen material de gran formato: en su mayoría, planos. Si se decidiera digitalizarlos, sería recomendable, por la riqueza, colorido y atenuación -varios están elaborados a lápiz- de algunos de sus contenidos, que se hiciera con cámara, en alta resolución y a cargo de un fotógrafo especialista, que además de disponer de tiempo para abrirlos (tanto por parte del archivo, como personalmente) tendría que acomodarlos en una superficie lo suficientemente grande y desdoblarlos con el cuidado necesario para que no se rompan o maltraten, ya que algunos de ellos son de papel cebolla, bond o milimétrico.

Por lo que respecta al material fotográfico, 100 ítems tienen fotografías, algunas de las cuales están pegadas a los documentos (Figura 3).

[Fotografía digital] (Fotografía: Rosaura Mitra, 2020; cortesía: INAH)

Figura 3 Fotografías pegadas a un soporte secundario (cartón) en informe técnico del AT-CNA. 

Resultados obtenidos desde la archivística

Por lo que respecta a archivística clásica, basada en los principios de procedencia, orden original y respeto de fondos (^{Heredia, 2007}, y ^{Consejo Internacional de Archivos, 2000}, entre otros), la lógica a la cual obedece esa encuadernación no es al orden archivístico de la información, pues no se encuentran en orden cronológico, por proyecto de investigación o por autores; tampoco se considera que se esté respetando el orden original de los documentos: al parecer, como se ha dicho, se encuadernaron como fueron llegando al AT-CNA, ya que la única lógica que se advierte es la organización por estados de la República mexicana y alfabética.

No se niega que esa configuración del AT-CNA procura la conservación del acervo documental, pero, al no estar juntos todos los informes del mismo proyecto, el asunto de investigación se va disgregando y, por lo tanto, va perdiendo contexto y unicidad.

Desde la archivística, de acuerdo con La Torre y Martín-Palomino, una cuestión importante en el proceso de identificación es detectar el organismo productor de la documentación que, como “consecuencia del ejercicio de sus funciones, la ha generado, y no necesariamente la remite al archivo” ^{(2003, p. 15)}. En relación con las dependencias creadoras de los documentos, 61% (184 ítems) de la muestra pertenece al INAH; 17% se hizo en colaboración con otras instituciones; mientras que 55 piezas fueron elaboradas por otras de éstas, 7% de las cuales (22) se generaron en instituciones internacionales y 11%, en nacionales; 8 pertenecen a las dependencias que antecedieron al INAH, como, por ejemplo, la Dirección de Antropología del Ministerio de Justicia e Instrucción Pública (3%), como se observa en la Figura 4.

(Gráfica: Rosaura Mitra, 2020)

Figura 4 Instituciones para el diagnóstico AT-CNA [Gráfica de pastel]. 

Corresponden a los centros INAH 97 de las 187, encabezadas por el Centro INAH Coahuila, que posee más documentos (16), mientras que el Centro INAH Baja California (con 15) y los centros INAH Baja California Sur (con 12) y Sonora (con otros tantos) le siguen en cantidad, habiendo un declive de 5 a 1 por cada Centro INAH que se registró, como se aprecia en el mapa de la Figura 5.

[Mapa digital] (Mapa: Rosaura Mitra, 2020)

Figura 5 Centros INAH con mayor número de ítems para el diagnóstico AT-CNA. 

El resto son áreas de las oficinas centrales del INAH que actualmente dependen de la CNA, siendo el desaparecido Departamento de Prehistoria la que tiene mayor cantidad de documentos registrados: 44. Las instituciones internacionales que son grandes productoras de documentos son la Institut Català de Paleoecologia Humana i Evolució Social (IPHES) de España y la Universidad de Arizona (ASU) de los Estados Unidos, una y otra con 7 ítems.

El rango temporal de esos documentos es de 1893 a 2015, lo que conduce a pensar que probablemente en todo el INAH haya documentos relacionados con la paleontología, incluso anteriores a la creación del Instituto, cuando era una dependencia del Ministerio de Justicia y Educación Pública.

Resultados obtenidos desde la bibliotecología

En cuanto al tipo de recurso, 95% (284 ítems) de la muestra son documentos de archivo, mientras que sólo 5% (14 ítems) se considera material bibliográfico.

Los temas y subtemas se aprecian en la Figura 6. Cabe destacar que se consideró que cada uno pertenece, o se relaciona de algún modo, con la paleontología, ya que algunos son subáreas o submaterias de esa ciencia así como de la biología y de la geología, las cuales son disciplinas de las que deriva aquélla. Cada uno de esos temas se validó con un control de autoridades,¹¹ que fue ^{Wikidata (2020)} y el Tesauro de arte y arquitecturaI ^{(Getty, 2020)}.

(Gráfica: Rosaura Mitra, 2020)

Figura 6 Temas y subtemas relacionados con la paleontología en el INAH, del diagnóstico AT-CNA [Gráfica de barras]. 

Las materias, temas y subtemas se muestran en las Figuras 6 y 7. Cabe observar que esos temas se repitieron en más de un ítem: la explicación es que hubo varios que se registraron como “Arqueología y Paleontología” o “Paleontología y Arqueología”, según se apreciara el predominio de una u otra de esos temas. De los 93 ítems en los que se registró arqueología como tema, únicamente 56 son de arqueología y 37, tanto de arqueología como de paleontología. Por otra parte, de los 69 ítems de paleontología, 32 son puramente de esa ciecia y 37 incluyen a la arqueología. Lo anterior confirma que esta útima es la disciplina predominante en el AT-CNA, pero también que la paleontología ha estado inmersa dentro de las labores arqueológicas, como los salvamentos o los proyectos de investigación de larga duración, en algunas temporadas se halló material paleontológico.

(Gráfica: Rosaura Mitra, 2020)

Figura 7 Materias vinculadas con la paleontología del diagnóstico AT-CNA [Gráfica de pastel]. 

Al revisar los contenidos de los documentos de la muestra, se retomó la noción de rescate paleontológico¹² para enriquecer los temas; esto se reforzó al conocer las áreas que se ocupan de la paleontología en el INAH: el Consejo de Paleontología, la Subdirección de Paleontología, los centros INAH y la Subdirección de Laboratorios y Apoyo Académico, áreas que coinciden en que, muchas veces, aunque no es su función sustantiva (lo es sólo de la Subdirección de Paleontología y de los centros INAH), dan atención a rescates paleontológicos.