Introducción

Se presenta un análisis histórico y jurídico de los archivos de distrito (AD) de Portugal, con el fin de describir su importancia y evolución como garantes de la memoria histórica de un país. Su organización se debió a necesidades culturales inherentes a la sociedad de su momento, las necesidades de reten ción de capital y transmisión de la memoria, como una especie de adn de la complejidad social que se transmite de generación en generación: “El patri monio hereditario de los individuos está inscrito en el código genético. El patrimonio cultural heredado está inscrito en primer lugar en la memoria de los individuos (cultura oral), después está escrito en las leyes, el derecho, los textos sagrados, la literatura y las artes” (^{Morin, 2003}: 184).

La conservación del patrimonio no parte de la protección simbólica de la memoria pasada, sino -desde la perspectiva de ^{Guillaume (2003: 35)} - también y principalmente desde una “heterología”, en la medida en que ase gura el recuerdo del pasado social, cultural y administrativo, además de que sustenta la posibilidad de un “futuro previsible”. De acuerdo con ^{Malheiro (2006: 16)}, surgen espacios propios y singulares, como bibliotecas, archivos y museos, con el fin de erigir grandes reconstrucciones del pasado.

Los AD surgen en un momento en el que se vio necesario relegar a las ins tituciones religiosas de la protección de la memoria institucional de Portugal. Con ello, la responsabilidad de salvaguardar la identidad administrativa del país. Así, apareció en Portugal, alrededor del siglo XIX, una visión emancipa dora de la documentación que se concreta en un cambio desde una visión cus todial y patrimonial con una connotación de tesoro, a otra visión poscustodial y abierta dominada por la búsqueda incesante de los contenidos o de la infor mación (^{Malheiro, 2006: 18-19}). Esto es algo que sólo comienza a consolidarse en el siglo XXI, sin embargo, el camino empezó mucho antes.

A continuación se presenta la trayectoria de la política archivística portu guesa, desde las primeras disposiciones legislativas, en las que los archivos van asumiendo el papel de registros de los derechos de las instituciones y de los ciudadanos, pasando por la necesidad de dotar de instrumentos de descrip ción que facilitaran el acceso a la información, hasta la situación actual, en la que, dada la revolución tecnológica, se presentan nuevos desafíos relaciona dos con el papel que los archivos en general y los AD en particular, que se de ben asumir en la sociedad contemporánea. Se intenta poner de relieve (a nivel institucional no documental) la importancia histórica y jurídica de los AD, así como los nuevos retos que los avances tecnológicos conllevan.

Metodología

Para describir la historia institucional de los AD, se ha hecho una revisión de la legislación portuguesa de los siglos XIX y XX relacionada con los AD. Con cretamente todas las disposiciones legislativas sobre la creación y evolución de los AD hasta la fecha, legislación generada en el marco de la transición de los archivos episcopales a los archivos públicos, así como la evolución de los archivos físicos a una nueva concepción de los archivos basados en conceptos tecnológicos. Se explora, además, la relación entre la ley que concibió los AD y las nuevas reglas de acceso a esta información, marcadas por la gestión do cumental en el contexto de una reestructuración de la administración central del Estado portugués. En el anexo 1 se proporciona el listado de la legislación más relevante citada en el artículo.

Junto con la legislación, se han revisado diversos textos en el ámbito de la Ciencia de la Información de reciente publicación. En particular, este análisis está guiado por los textos de ^{Ribeiro (1998)}, centrado en la información histó rica y jurídica de los AD hasta 1998, y el de ^{Carvalho (2014)}, que revisita la evo lución histórico-institucional de los AD, en el contexto de los requerimientos impuestos por las reformas administrativas y las necesidades empíricamente identificadas por los usuarios y profesionales de los archivos. Igualmente, se consideraron el trabajo de ^{Sousa (2005)} que analiza la evolución de los AD, así como el sitio web de la Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) y la del Arquivo Nacional Torre do Tombo (AN/TT) de Portugal.

Fundación de los archivos de distrito de Portugal

Como afirma ^{Cruz Mundet (1996: 402)}, los sistemas archivísticos son fiel re flejo de la organización política de un país, y también de su historia. En Fran cia, ejemplo del sistema archivístico centralizado (^{Shellenberg, 2004: 26)}, tras la Revolución francesa, se estableció una administración nacional de archivos públicos, llamada Archives Nationales. Se evidenció la importancia de los re gistros públicos a través de la puesta en marcha de una administración na cional independiente, la proclamación del acceso público a los archivos y la responsabilidad del Estado en el cuidado de los documentos administrativos (^{Shellenberg, 2004: 27}). Sólo medio siglo más tarde, ocurrió en Inglaterra al go similar: la creación de un archivo central, el Public Record Office, en el contexto de un sistema archivístico descentralizado, cuyo objetivo era “res taurar el orden de los documentos públicos” (^{Shellenberg, 2004: 32}).

En el caso de Portugal, igualmente su organización administrativa ha condicionado el devenir de la organización archivística. Los distritos portu gueses se crearon en 1835 y constituyen la división administrativa del país. En la capital portuguesa residían la mayoría de competencias de la adminis tración pública descentralizada, al menos hasta la transición a la democracia en 1974, cuando los municipios asumieron más competencias. Derivada de esta distribución territorial, surgieron los AD que se han mantenido hasta nuestros días, independientemente de los cambios posteriores en la distri bución de competencias administrativas.

Desde 1916, cuando se fundó el Archivo de Leiria, hasta 1965, en que se fundan los últimos AD (cuadro 1), se presenta una serie de disposiciones normativas que conforman, poco a poco, el sistema archivístico territorial actual portugués, en general, y las competencias de este tipo de archivos, pieza clave de dicho sistema, en particular.

No obstante, para que se legislara respecto de los AD, es necesario señalar dos hitos: primero, el establecimiento de la República Portuguesa en 1910, y con ello la desaparición de numerosas prebendas que poseía la Iglesia católi ca, como la del registro de bautismos, matrimonios y defunciones, que pasó a ser competencia del Registro Civil, albergando, desde este momento, todo este patrimonio documental; el otro hito importante es la promulgación en 1911 (decreto del 18 de marzo de 1911, 1.213-1.215) del marco normativo que contempla la creación de los AD, aunque por razones económicas no fueron puestos en marcha inmediatamente (^{Sousa, 2005: 69-80}).

Para ^{Ribeiro (1998: 600)}, el régimen republicano instaurado en 1910 fa voreció una nueva forma de pensar sobre la cultura, las bibliotecas y los ar chivos. Con ese espíritu surgió, el decreto del 18 de marzo 1911, mediante el cual se reorganizaron los servicios de bibliotecas y archivos, haciendo hinca pié en el papel de conservación y mejora de los manuscritos para el estudio de la historia portuguesa, la incorporación de copias de los manuscritos por tugueses ubicados en el extranjero, y el establecimiento, de manera pione ra, de un horario de atención al público (^{Ribeiro, 1998: 703}). De igual modo -de acuerdo con ^{Ribeiro (1998: 592-593)}-, esta ley abrió el Arquivo das Secretarias de Estado, con el fin de resolver el problema de los documentos acumulados provenientes de la administración central, de organismos extin tos y documentos acumulados en los ministerios. Pero no se señalaban cam bios significativos en cuanto a la transferencia de documentación entre los distintos tipos de archivos. Fue Júlio Dantas, a cargo de la Inspeção das Bi bliotecas Eruditas e Arquivos, quien advirtió de la necesidad de crear otros archivos, lo que redundó en la primera iniciativa para el establecimiento de los AD en 1916. En dicho año se creó el AD de Leiria (decreto no. 2.550-J, 765-66 J),¹ posteriormente el de Braganza (decreto no. 2.858, 1083-97)² y el de Évora (decreto no. 2.859, 1096-97).³

Un año después, en 1917, se creó el AD de Braga (decreto no. 3.286, 615-53);⁴ y, en la práctica, el de Coímbra, como parte de los archivos de su uni versidad, asumiendo estas funciones desde 1917. En 1918, el propio Archivo Nacional Portugués pasó a asumir las funciones de AD de Lisboa e Santarém (artículo 12º del decreto no. 4.312, 839-41).

Tiempo después, tuvo lugar una reforma más estructural de las biblio tecas y archivos, iniciada al poco tiempo de promulgada la primera ley del nuevo régimen de los servicios de bibliotecas y archivos en 1927.⁵

Como describe ^{Ribeiro (2008: 9)}, el Ministerio de Educación designó un comi té, presidido por Júlio Dantas, con el fin de preparar un nuevo proyecto de organización de los servicios de bibliotecas y archivos y, por tanto, de re visar la legislación anterior en ese rubro. Esta iniciativa no tomó forma de ley durante los tres años siguientes. Hasta que, en 1931, el decreto no. 19.952 estableció el marco legal determinante para la política archívística y bibliote caria posterior. Dicha reforma tuvo un fuerte espíritu centralista y permitió ordenar la inspección “con mucha más extensa y fecunda ampliación de sus poderes” (decreto no. 19.952, 1253-69).

Con el decreto no. 19.952 se crearon los AD de Porto y Coimbra, así como el Archivo Municipal de Guimarães. Con ese mismo decreto (no. 19.952), co rregido el 30 junio de 1931, se fundó el AD de Funchal; y en ese mismo año se creó el de Ponta Delgada (decreto no. 20.484, 2471-77). En 1932 se funda el de Viseu (decreto no. 20.803, 175-94) y dos años más tarde el de Portalegre, directamente subordinado a la Inspeção das Bibliotecas Eruditas e Arqui vos, para “recoger, instalar, inventariar y facilitar la consulta a los estudiosos” (decreto no. 22.189, 173-76) de los documentos ahí depositados.

Tras un periodo de quince años, en 1948, se creó el Angra do Heroís mo (decreto no. 36.842, 315-17), directamente subordinado a la Inspeção Geral das Bibliotecas e Arquivos. Diecisiete años después, en el decreto 46.350 (718-24), del 22 de mayo de 1965, se declaró con vehemencia en su preámbulo la necesidad de crear los AD restantes. En ese mismo texto se indicaba la creación de los archivos de Aveiro, Beja, Castelo Branco, Faro, Guarda, Horta, Santarém, Setúbal, Viana do Castelo y Vila Real (y la rea pertura del AD de Braganza),⁶ completando la red de AD nacionales.

Desarrollo de la política archivística portuguesay de los archivos de distrito

Durante este periodo, se introdujeron varias disposiciones que afectaban a bi bliotecas y archivos, como la extinción de la Inspeção Geral de Bibliotecase Arquivos, pasando las competencias a la Direção Geral da Educação Supe rior e Belas-Artes (^{Carvalho, 2014: 108-109}). Parafraseando a ^{Ribeiro (1998: 627)}, el citado decreto no. 46.350 fue responsable de la valoración del “trata miento técnico documental (trabajo de inventario y catalogación)”, y priorizó la “publicación de catálogos, inventarios, índices y rutas de los establecimien tos […]”. Además, se le empezó a dar importancia a la cualificación de los pro fesionales a cargo de los archivos y a la necesidad de generar herramientas de investigación para facilitar el control y difusión de los documentos (^{Carvalho, 2014: 108-109}).

Así, en 1965, nuevas disposiciones legislativas (decreto no. 46.350, 721-22) definían y expandían las competencias de los AD. No obstante, no fue hasta 1983, a través del decreto no. 149/83 del 5 de abril (decreto no. 149/83, 1150-52), cuando se definieron dichas competencias. Dicho decreto pro mulgaba la ley orgánica del Archivo Nacional de la Torre do Tombo, que le brindó autonomía administrativa, desvinculándolo de la tutela del Instituto Português do Património Cultural. Igualmente, reforzó el papel de los AD y las bibliotecas públicas como instituciones especializadas, señalando ex plícitamente las técnicas de procesamiento de los fondos documentales, por ejemplo, la normalización de los procedimientos de inventario, clasificación e indización, así como la vertiente más orientada hacia el usuario (decreto no. 149/83, 1151). Además, estipulaba en el artículo 2º nuevas instrucciones para las transferencias (decreto no. 149/8l, 1150-51).

Este decreto, promulgado en 1983, junto con otros publicados en años pos teriores (decretos no. 447/88, 16/93 y 60/97; ley 107/2001) hasta el año 2001, conformaron la obligación de incorporar en los archivos públicos la documen tación histórico-cultural de interés nacional e internacional, así como tipificar qué documentación debe incorporarse al AD. Se trata de la documentación del registro civil, registros parroquiales, registros notariales, tribunales, servicios desaparecidos y todos los demás documentos que, según la ley, deben reco ger los AD (decreto no. 149/83, 1151). No obstante, fue en 2004 (decreto no. 47/2004, 1161-62), cuando se concretó la naturaleza de las “incorporaciones obligatorias”, pues definió con precisión en qué archivos debían estar. Así, sin perjuicio de la legislación vigente en ese momento (decreto no. 149/83) se de terminó que eran de “incorporación obligatoria” en los AD y equiparados:

En el plano de la asunción de competencias por parte de la administra ción pública portuguesa, en 1992, con la fusión del Instituto Português de Arquivos (ipa) y el principal Archivo Nacional del Estado, el de Torre do Tombo (decreto no 106-G/92, 1150-52), apareció un nuevo organismo, el ^{Arquivo Nacional/Torre do Tombo (IAN/ITT)}, que sería supervisado por el Ministerio de Cultura. Desde 1997 (decreto no. 60/97, 1276-83), éste se en carga de promover y ejecutar la política nacional de archivos en materia de conservación y mejora de la documentación, la promoción de la calidad de los archivos actuales, así como la salvaguarda y garantía de los derechos del Esta do y los ciudadanos (^{Penteado, ed., 2006}: 7). La identidad del organismo fue restaurada en 2012, con la publicación de la Lei Orgânica da Direcção Geral do Livro, Arquivos e Biblioteca (dglab) (decreto no. 103/2012, 2535-37), que plantea, en el contexto del Plano de Melhora e Redução da Administração Central (PREMAC), un conjunto de tareas básicas para la DGLAB (preámbu lo del decreto no. 126-A/2011, 5516-[2]).

En ese contexto, el AD de Lisboa se reintegró al de Torre do Tombo y el Archivo Nacional de Torre do Tombo se convirtió en un servicio nuclear integrado en la Dirección General (IAN/ITT, 2015). Desde entonces, el Ar quivo Nacional/Torre do Tombo es una unidad orgánica de la Dirección Ge neral del Libro, Archivos y Bibliotecas (DGLAB) (ordenanza no. 192/2012, 3039-42; orden no. 9339/2012, 24380-24381).

Otro caso particular es el de los archivos públicos de las Regiões Autó nomas dos Açores, con base en las tres principales ciudades del archipiéla go: Ponta Delgada, Angra do Heroísmo y Horta (AD creados en 1931, 1948 y 1965, respectivamente). Éstos surgieron tras una política de descentralización y están subordinados a la Inspeção Geral das Bibliotecas e Arquivos. Res pecto de las Azores, tanto la Constitución de la República de Portugal, co mo su Estatuto Político-administrativo dictan la capacidad de legislar sobre asuntos de interés específico, lo que significa que se puede (y debe) establecer una política de archivos regional. Sin embargo, en la práctica, la legislación nacional dictada hasta 1993 (decretos nos. 447/88, 121/92 y 16/93) ha sido el marco normativo de esta región hasta 2007 (^{Carvalho, 2014}: 154). Entre 2007 y 2008, se promulgaron dos decretos regionales que, según ^{Sousa et al. (2011: 78-86)}, establecieron un nuevo modelo estructural y funcional de sus archivos bajo la dirección de la administración pública regional.

Los archivos de distrito en la actualidad

En los últimos tiempos, los AD han sido objeto de nuevos cambios, algunos de carácter tecnológico operados por la Web 2.0 (y Web 3.0); otros, debidos a la modernización de la administración pública y a la aplicación de criterios de racionalidad económica, así como cambios relacionados con la mejora de la accesibilidad y la conservación digital de los archivos. Hoy en día, las re flexiones sobre su futuro convergen hacia un punto: de qué manera serían más funcionales e interactivos, con el fin de facilitar el acceso y uso por parte de los ciudadanos, sus potenciales usuarios.

Para ^{Sousa et al. (2011: 78-86)}, a partir de 2010, en el contexto de la refor ma del gobierno portugués, los AD ganan protagonismo “no porque la orde nanza que consigna sus facultades (decreto no. 149/83) haya sufrido algunos cambios […], sino debido a que las reformas en curso requieren un replan teamiento de la misión de estos archivos que no puede reducirse a la preser vación del patrimonio archivístico adquirido”.

Evidencian que la ley que establece la estructura de los archivos de la Di rección General (DGARQ) no hace referencia a los deberes de los AD, y la ordenanza no. 372/2007, que determina la estructura nuclear de los servicios y la preparación de las unidades organizativas de dgarq, asigna a los AD de Leiria y Porto competencias que no anulan las mencionada en el decreto no. 149/83. Sin embargo, fue el Proceso de Reestructuración de la Administra ción Central del Estado (PRACE) el que supuso una oportunidad para la mo dernización de la administración pública y del uso de los medios necesarios para su funcionamiento, “intentando adaptar la estructura organizativa y fun cional del Estado a los procesos necesarios para la vida de la nación” (^{Sousa et al., 2011}: 78-86). Para estos autores, aún hay un defecto en este sistema: es necesario definir mejor la política de los AD dependientes de la dgarq. Entre otras directrices, el prace alude a la externalización de la gestión y manteni miento de los archivos físicos y digitales de los recursos comunes y comparti dos, y muestra los beneficios futuros de esta externalización. No obstante, esa medida es preocupante para el futuro de los AD, en la medida en que está por verse si el sector privado posibilitará, de manera óptima, la consecución de sus objetivos y las implicaciones en términos de costes de transacción.

En lo que respecta al futuro de los AD, ciertamente que han asumido nuevas funciones, no previstas inicialmente en la legislación. Un ejemplo de ello es el proyecto del Repositorio de Objetos Digitáis Autênticos (RODA), creado en 2007 con el fin de promover un estudio de la viabilidad acerca de diversos aspectos de la preservación de objetos digitales. En esencia, este proyecto propone lograr una solución tecnológica capaz de incorporar, des cribir y dar acceso a todo tipo de información digital producida en el con texto de la administración pública. Desde entonces ha estado vinculada a la Rede Portuguesa de Arquivos (RPA) para apoyar la integración de bases de datos relacionales, texto estructurado, imágenes fijas y sonido (^{RODA, 2015}).

De hecho, los AD actualmente desarrollan estrategias de intervención ac tivas para la preservación documental de archivos familiares, personales y empresariales que, por su relevancia cultural y social, deben conservarse de manera permanente (^{Sousa et al., 2011}: 78-86). Además, otra área hacia la que parecen dirigirse es la expansión cultural y educativa, a través de expo siciones con orientación pedagógica y la divulgación de información históri ca y administrativa nacional. En este sentido, ^{Nogueira (2012: 30)} destaca la importancia de la exposición documental como medio de difusión del patri monio archivístico. Cada vez se asocia más la problemática de los AD con las cuestiones relacionadas con los aspectos de mediación de la información en ellos contenida.

Conclusiones

Los AD en Portugal se crearon para proteger la documentación adminis trativa nacional, cumpliendo así un papel fundamental en la preservación de la memoria del país. Ello favoreció la evolución desde un modelo secu lar de la documentación de archivo, hacia otro basado en la accesibilidad y usabilidad (cada vez más interactivos), orientados a la difusión de los fon dos documentales de cada región y la disponibilidad entre sus ciudadanos.

La historia político-legal y jurídica indica que este proceso fue largo, len to y, en ocasiones, arduo. Igualmente, la historia de la evolución de los AD indica que en la actualidad este proceso aún está lejos de consolidarse. Aún persisten nuevos desafíos que la legislación debe resolver, en la medida en que todavía se basa en un modelo de archivo más como repositorio, sin con templar de lleno su vertiente comunicativa. Todo ello, por otra parte, tam bién se concreta en la necesidad de formación e interdisciplinariedad de los profesionales de los archivos.

Otro aspecto es el relacionado con la capacidad física de las instituciones para albergar todos los documentos en las condiciones adecuadas. Tras su creación, gran parte de los AD cambiaron de ubicación hasta su sede defini tiva, procedimiento que inició en 1835 y se consolidó a partir de la fundación de la primera república, un proceso caracterizado por la creación de las ofici nas de registro civil, debido a la necesidad del control demográfico del país.

Así, las oficinas del Registro Civil dieron cabida a toda la documentación administrativa nacional y municipal. Oficialmente, fue hasta 1911 cuando los AD se convertirían en los guardianes de estos fondos: manuscritos originales de las instituciones religiosas y monárquicas en todo el país, colecciones de archivos del gobierno local y algunos servicios estatales. La democracia en Portugal no cambió excesivamente esta situación.

A pesar del anuncio de la disolución de los distritos en diversos momen tos de la historia, el hecho es que esto no fue así, manteniéndose hasta la ac tualidad la figura de los AD. Todos respondieron a la necesidad de descentra lización administrativa; aunque su situación no se estabilizó hasta 2012, con la DGLAB.

Hoy, los AD aspiran a incorporar las últimas soluciones de usabilidad y la modernización administrativa, a fin de facilitar a los ciudadanos la consulta de los documentos administrativos óptima y simplificadamente. Así, se integran las últimas soluciones tecnológicas que facilitan el acceso y la reproducción de la documentación histórico-administrativa, proporcionando una contribución educativa irrenunciable, tanto para la narración de la historia, como de la cul tura contemporánea, a través, en parte, de los planes de difusión cultural.

Indudablemente que una mayor difusión de estas iniciativas por parte de los AD generará mayor conciencia, conocimiento y reconocimiento, asimis mo garantizará la protección de la historia administrativa de las colecciones de la comunidad y de los documentos a su cuidado. Este punto de vista se combina con algunas preocupaciones prácticas y éticas relacionadas con el uso del outsourcing en la gestión de los archivos y el modo como se protege la integridad del manuscrito en los procesos de digitalización y a qué desa fíos se enfrenta el profesional de los archivos en Portugal. El proyecto RODA aparece como una solución tecnológica prototipo para simplificar el desarro llo y el acceso a la información de la administración pública. Al estar relacio nado con el rpa, permitiría un resultado que podría ser replicado en otros AD. Sin embargo, este objetivo está todavía lejos de ser una realidad.