Introducción

La archivística trata los aspectos teóricos y prácticos de los archivos, así como su función. El objetivo principal es resolver doctrinalmente cómo se forman, se organizan y se conservan los archivos (^{Mendo, 1995: 130}). En efecto, corresponde a esta ciencia establecer la metodología que coadyuve a construir las herramientas archivísticas que permitan organizar los documentos de archivo.

Desde esa perspectiva, esta investigación tiene como objetivo proponer los criterios metodológicos en los que se sustenta el diseño de herramientas de clasificación, en función de los enunciados teóricos de la ciencia archivística y, por otro lado, estudiar los preceptos que emanan de la legislación para los archivos en México.

La creación de nuevas disposiciones legales que regulan la organización documental exige la homogeneización en sus procesos de clasificación y en el diseño de instrumentos. En este sentido, es necesario promover el uso de métodos encaminados al desarrollo de los archivos en las instituciones públicas para garantizar la organización, el control de los documentos y el acceso a la información.

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LFTAIP) determina que es atribución del Instituto de Transparencia "coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la elaboración y aplicación de los criterios para [...] la organización de archivos de las dependencias y entidades" (^{2016: 8}). Para este propósito, el Archivo General de la Nación (AGN) publicó el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística. No obstante, al revisar las etapas de trabajo que propone el Instructivo y la estructura de los cuadros de clasificación que presenta, se comprueba que su formulación es aplicable únicamente en las dependencias del Poder Ejecutivo Federal (^{Archivo General de la Nación, 2012: 21}). Esta situación la provoca una ausencia de criterios como los que plantea la teoría archivística, los cuales permitirían a los sujetos obligados tener una guía metodológica para realizar la clasificación de documentos en las entidades estatales y municipales.

La Ley General de Archivos (LGA) también hace referencia al trabajo de organización. El artículo primero enfatiza la importancia de establecer principios homogéneos: Esta Ley es de orden público en todo el territorio nacional y tiene por objeto determinar los principios para la organización homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo, así como de cualquier persona física o moral en las entidades federativas y los municipios (^{2018: 1}).

De la LGA se subrayan tres elementos para desarrollar esta propuesta. El primero, el aspecto de la homogeneidad, en el cual se debe hacer énfasis al establecer los principios y métodos para organizar documentos de archivo. Segundo, la institución pública, que se refiere a las personas, físicas o morales, situadas en alguno de los tres ámbitos de gobierno: federal, estatal y municipal. Y, tercero, el término de sujeto obligado, el cual hace referencia a cualquier autoridad, entidad, órgano u organismo que reciba y ejerza recursos públicos que, por poseer documentos públicos bajo su cuidado, esté obligado a dar cumplimiento de las disposiciones que dicta la ^{Ley General de Archivos (2018: 6)}.

Ante las exigencias jurídicas que precisan la LFTAIP y la LGA, las instituciones públicas y los sujetos obligados designados en las dependencias tienen la facultad de mantener archivos organizados, contemplando los métodos y principios que sean consensuados para realizar dicha actividad.

Al conocer las condiciones físicas y el contexto archivístico en el que hoy se encuentran la mayoría de los archivos públicos, surge de inmediato una interrogante: ¿De qué manera se podrá dar cumplimiento a los mandatos que establece el marco legal de la transparencia, si no se tienen archivos organizados? En este sentido, se ha comprobado la necesidad de implementar un conjunto de criterios homogéneos que contribuyan a la correcta organización de archivos a partir de los cuadros de clasificación.

Para subrayar la necesidad de organizar documentos siguiendo una metodología, Villanueva Bazán sostiene que "[la] metodología archivística no sólo aporta elementos para resolver cualquier cuestionamiento que surja por la aplicación de la Ley, además, la organización y la descripción archivísticas, desarrolladas de manera acorde con los principios que se marcan como universales [...]" (^{2011: 87-88}).

Contemplar los principios archivísticos que guíen la clasificación documental en toda institución debería ser el único recurso a utilizar para alcanzar el objetivo principal de la LGA: lograr la homogeneización en los procesos de archivos. No obstante, a pesar de que existe un método que emana de la ciencia archivística para lograrlo, su implementación aún no es una realidad. Esto a razón de que la metodología para clasificar documentos de archivo en México no ha sido consensuada, y esto se refleja en las diversas interpretaciones teóricas de los principios y en la aplicación de los mismos en los archivos públicos.

Metodología

La propuesta de criterios que secunden en la homogeneización de los procesos de organización y la elaboración de cuadros de clasificación en las instituciones públicas es aplicable en un espacio geográfico nacional. Es tema de interés y observancia en el territorio mexicano, y tiene como objetivo unificar la práctica archivística siguiendo las tendencias teóricas internacionales en la materia. Por lo tanto, se realiza una investigación documental como principal herramienta de información a partir del análisis de las fuentes bibliográficas.

La metodología antes planteada para esta investigación obliga a explorar las propuestas que los teóricos más prominentes han realizado con respecto a los principios, métodos y teorías que dan sustento a las actividades archivísticas más importantes: la clasificación documental y el diseño de cuadros de clasificación. La tarea de clasificación proviene de la necesidad de hacer explícito el "vínculo de archivo" que existe entre los documentos que son el resultado de una misma actividad desde el momento de su creación en la institución productora (^{Foscarini, 2009: 3}). A partir de esta ponderación, en esta investigación se presenta una breve aproximación a la bibliografía archivística en la que se establecen los criterios a contemplar para clasificar documentos de archivo.

Bajo la premisa anterior, se construye un andamiaje teórico que sirva de guía en el trabajo de clasificación. Primero, se analiza un conjunto de criterios, métodos y principios que enmarcan dicha actividad con base en los fundamentos teóricos archivísticos. Después, se revisan los artículos de la legislación archivística; esto, con la finalidad de valorar si es posible cumplir con el aspecto de homogeneidad en el trabajo de organización documental en los archivos. Y, por último, partiendo de los resultados obtenidos de esa primera aproximación, se hace una propuesta unificada de los elementos metodológicos que coadyuven a cumplir con los lineamientos que demanda la ley.

Presentación y análisis de resultados

Al revisar el bagaje teórico de la archivística para identificar los criterios, métodos y principios que fundamentan el trabajo de archivo, es preciso destacar tres aspectos que Theodore Schellenberg establece para la clasificación de documentos: las acciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce y sus asuntos por materias (^{1987: 94}), aunque este último elemento que el teórico propone sigue siendo tema de debate entre los archivistas de todo el mundo, pues su implementación rompe con el principio de procedencia de los documentos. Años más tarde, Schellenberg compendió una serie de principios para la organización documental, destacando la importancia del análisis funcional, un enfoque desconocido para sus contemporáneos (^{Foscarini, 2009: 35}).

Por su parte, cruz Mundet propone tres aspectos a considerar en la clasificación documental. Primero, debe ser un sistema lo más estable posible, de modo que la clasificación dada al fondo perdure en el tiempo. Segundo, debe ser un sistema objetivo, contemplando los principios archivísticos. Por último, la elección del cuadro debe sustentarse en un elemento que emane de la propia naturaleza de los documentos y del proceso administrativo del cual son resultado, es decir, de las funciones que se realizan (^{1994: 242}).

A su vez, Ramon Alberch sostiene que al estructurar un esquema de clasificación antes se debe tener conocimiento detallado de la institución que ha generado la documentación, así como de la estructura administrativa y las funciones que ejerce como resultado de las competencias que tiene atribuidas (^{2003: 126}).

Para Concepción Mendo, la metodología para la clasificación archivística "consiste en la investigación de las características de los dos elementos implicados en la génesis del fondo: el sujeto productor y el objeto producido". De esta forma, se entiende por sujeto productor la persona física u organismo que ha producido y/o acumulado el fondo; y se entiende por objeto producido la totalidad del fondo y cada una de las agrupaciones documentales que lo conforman (^{2004: 42}).

Y, por último, Fiorella Foscarini, en el mismo contexto, destaca que el estudio de las funciones y actividades del creador de los documentos es un requisito previo para el diseño de un sistema de clasificación documental para los archivos (^{2009: 4}).

^{Schellenberg (1987)}, ^{Cruz Mundet (1994)}, ^{Alberch (2003)}, ^{Mendo (2004)} y ^{Foscarini (2009)} adoptan un punto de vista similar con respecto a la clasificación de documentos bajo un enfoque funcional. Esto resulta lógico, pues el carácter funcional deriva de la misma naturaleza y el contenido de los documentos de archivo.

Con base en las reflexiones antes planteadas, se precisa que el estudio de la institución y sus funciones, tal como lo recomiendan los expertos, es un requisito previo en la clasificación documental y tiene un sustento científico que emana de los propios principios archivísticos. Como afirma Concepción Mendo: "el método parte del principio de procedencia" (^{2004: 36}). Por lo tanto, estos componentes teóricos se integran a esta propuesta como criterios metodológicos que deberían enmarcar toda tarea de clasificación en los archivos.

El segundo elemento a reflexionar en esta construcción teórica es con respecto a los criterios de clasificación que los teóricos proponen y los que se han estipulado en la legislación archivística. Para propósitos de este apartado, resulta interesante comprobar si es posible cumplir con el aspecto de homogeneidad según la LFTAIP y la LGA, y lo que establece la metodología archivística con relación a los elementos que posibilitan la clasificación documental.

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública tiene por objeto garantizar el derecho de acceso a la Información Pública, en posesión de cualquier autoridad, a toda persona que lo solicite. una de las atribuciones del Instituto de Transparencia, como antes se ha mencionado, es coadyuvar con el Archivo General de la Nación en la elaboración de los criterios para la organización de archivos de las dependencias.

Para cumplir con este mandato, el AGN presentó el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística con el objetivo de establecer los criterios para su diseño uniforme, coherente y atento a los propósitos planteados en los lineamientos (^{2012: 4-5}). Se trata de una propuesta metodológica para homologar el diseño de los cuadros de clasificación en las entidades de la Administración Pública Federal.

El Instructivo consta de dos etapas de trabajo. En la primera se pretende identificar las funciones comunes y sustantivas de la institución, estableciendo categorías y niveles documentales de forma jerárquica, asignando una codificación archivística. En la segunda etapa se proponen los procesos de validación, formalización, capacitación, supervisión y asesoría; elementos que tienen como propósito lograr el reconocimiento y aprobación del cuadro de clasificación por parte de las autoridades para que sea difundido y aplicado (Archivo General de Nación, 2012: 16-20)

A pesar de que el Instructivo plantea aspectos válidos que secunden en el diseño de cuadros de clasificación, como lo es contar con conocimientos amplios para la identificación de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de archivo a partir del análisis de los documentos jurídicos y normativos de la institución (Archivo General de Nación, 2012: 15-17), se observa que en ninguno de sus dos apartados alude a los principios archivísticos que deben fundamentar todo trabajo de organización según la metodología que los teóricos proponen. Además, las etapas de trabajo y la estructura de los cuadros de clasificación que presenta el Instructivo únicamente son aplicables en instituciones públicas de nivel federal, dejando de lado los ámbitos estatal y municipal. Sin duda, esto representa una limitante cuando se pretende homogeneizar los criterios de clasificación en las dependencias ubicadas en los tres ámbitos de gobierno.

Ahora bien, la Ley General de Archivos expresa de forma explícita el aspecto de la homogeneidad en los procesos archivísticos y los criterios utilizados. Como su principal objeto, la Ley plantea establecer los principios y bases generales para la organización homogénea de archivos públicos (^{2018: 1-2}). A continuación, se resumen los aspectos más importantes que la Ley precisa al respecto.

La Ley General de Archivos busca promover el uso de métodos y técnicas archivísticas que garanticen la organización de documentos de archivo. Por lo tanto, es responsabilidad de los sujetos obligados organizar de manera homogénea los documentos que produzcan, reciban o posean, de acuerdo con sus facultades y funciones, tomando en consideración los estándares y principios en materia archivística. Se destaca la importancia de aplicar los métodos de organización y de dotar a los documentos de archivo con los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original (^{2018: 1-9}).

Para realizar las actividades que se estipulan en la Ley, es necesario tener conocimiento del trabajo documental. A diferencia de la LFTAIP, la LGA determina que los encargados de cada área de archivo deberán contar con licenciatura en áreas afines o tener conocimientos y experiencia acreditada en archivística (2018: 11). Esto es un gran logro para los archivistas que se han preparado en las aulas universitarias de nuestro país, pues poco a poco se ha consolidado el reconocimiento de la profesión y del quehacer que realizan.

La Ley General de Archivos ha encomendado al área coordinadora de archivos la función de elaborar los criterios específicos y recomendaciones en materia de organización de archivos (^{2018: 12}). La importancia de este mandato es trascendental, pues de la correcta elaboración de las normas archivísticas por este grupo de trabajo dependerá que la institución cuente con una metodología válida para la clasificación de sus documentos.

En este segundo elemento analizado, relacionado con la aplicación y la utilidad de los criterios archivísticos que los teóricos han formulado, y lo que se ha estipulado en la LFTAIP y la LGA, es posible constatar que, en el sentido estricto de la palabra, no es posible cumplir con el aspecto de la homogeneización como lo precisa la legislación archivística. Pues si bien la Ley General de Archivos establece los preceptos normativos que señalan el respeto de los principios archivísticos y la obligatoriedad de contar con una estructura orgánica de la institución como requisitos previos para diseñar un cuadro de clasificación (^{2018: 9}), desde la perspectiva teórica de la archivística estos enunciados no son suficientes para construir una herramienta de clasificación. Hablar de homogeneización implica proponer, definir, consensuar y unificar la aplicación de mecanismos archivísticos, junto con el Archivo General de la Nación (según lo estipula la LFTAIP), y establecer una metodología válida que las entidades y los sujetos obligados en los tres ámbitos de gobierno deberían cumplir.

Discusión

A partir de esta investigación, y con los resultados que arrojaron los elementos antes analizados (los criterios archivísticos que los teóricos proponen para elaborar cuadros de clasificación y los que precisa la normatividad archivística), se presentan finalmente los aspectos que se recomienda contemplar en la clasificación de documentos.

Es necesario mencionar que los componentes que conforman esta propuesta derivan de un trabajo de tesis doctoral, en el cual cada criterio que aquí se presenta ha sido ampliamente estudiado. Por esta razón, ha quedado más que justificado por qué esta guía metodológica será una herramienta de gran utilidad para los sujetos obligados.

El andamiaje metodológico se integra por tres criterios archivísticos a considerar en el proceso de clasificación.

Conclusiones

Los archivos públicos en México desempeñan un papel importante para el gobierno, las instituciones y los ciudadanos. Por esta razón, en los últimos años se aprobaron novedosas disposiciones archivísticas con el objetivo de lograr procesos homogéneos en la organización de documentos en las entidades públicas.

Derivado de la presente investigación se logró constatar la ausencia de un método archivístico unificado que sirva de guía a los sujetos obligados en el trabajo de clasificación documental. Como consecuencia de esto, la construcción de cuadros de clasificación se realiza sin una perspectiva teórica enfocada en los principios archivísticos: el conocimiento previo del organismo productor y de las funciones que ejecuta. Para coadyuvar en la homogeneización de criterios archivísticos, estos elementos se podrían adicionar en la primera etapa de trabajo del Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística del AGN.

Establecer una metodología que sirva de guía en el quehacer archivístico no es tarea sencilla. Al respecto, Antonia Heredia explica las razones:

En el área de los archivos, la dificultad de sentar unas normas que afectan fundamentalmente a la organización con criterios fijos, partiendo desde luego de la aceptación del respeto al origen de los fondos, procede de aquellos vicios de procedimiento que han sido, y siguen siendo, difíciles de desterrar. La razón de esta dificultad está en el mismo hecho de la producción documental, resultado de diferentes procedimientos administrativos que persiguen finalidades distintas y, como consecuencia, dan lugar a estructuras diversas y documentos variadísimos en su tipología y en sus soportes. Además, la idea de tener normas rigurosas hace desviarnos de los planteamientos teóricos, orientaciones equivocadas y faltas de todo rigor archivístico. (^{1991: 37-38}).

A partir de la necesidad metodológica que existe en los archivos y la falta de aspectos homogéneos para la clasificación documental como lo estipulan los preceptos archivísticos, en esta investigación se formularon tres criterios encaminados a orientar a los sujetos obligados en el proceso de clasificación: el estudio de la institución y sus funciones, el principio de procedencia de los documentos y el de evolución histórica de la institución que produce los documentos.

La propuesta tiene fundamento científico a partir de los aspectos analizados como parte del andamiaje teórico:

El primero, con base en los enfoques teóricos que formulan los expertos para la organización de documentos de archivo. Al revisar las fuentes bibliográficas en archivística se comprobó que la metodología que se plantea para el proceso de clasificación no ha sido consensuada. No obstante, a pesar de la inexistencia de un método unificado, se identificaron algunas coincidencias en los componentes metodológicos archivísticos que posibilitan la clasificación documental, los cuales son propuestos por Theodore ^{Schellenberg (1987)}, ^{Cruz Mundet (1994)}, ^{Ramon Alberch (2003)}, ^{Mendo Carmona (2004)} y Fiorella ^{Foscarini (2009)}, como son: el estudio de la institución productora y las funciones que realiza, el conocimiento de la estructura orgánica, y el respeto del principio de procedencia, como parte fundamental de la metodología.

En el segundo elemento de esta investigación, con el objeto de constatar la teoría archivística con la legislación y determinar si es posible cumplir con el aspecto de homogeneidad según lo establecen la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley General de Archivos; se analizó de forma exhaustiva el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística y se encontraron dos aspectos importantes que impiden afirmar que el documento normativo es válido para construir una herramienta de organización, de acuerdo con la metodología archivística y según el elemento de homogeneidad que estipula la legislación.

Primero: Aunque la Ley General de Archivos hace énfasis en el aspecto de homogeneización en el uso de criterios y señala la importancia de organizar documentos bajo estándares archivísticos contemplando los principios (^{2018: 12}), en el Instructivo no se menciona el principio de procedencia ni el de orden original en ninguna de las dos etapas que constituyen el trabajo archivístico. Esto prueba que el documento carece de un sustento teórico según la ciencia archivística.

Segundo: Al revisar las etapas del trabajo archivístico y los modelos de cuadros de clasificación que presenta el Instructivo, es posible corroborar que éste sólo es aplicable en las entidades de la administración pública federal. Por lo tanto, esto es una limitante cuando se pretende homogeneizar los criterios de clasificación en las instituciones de gobierno en sus tres ámbitos.

En función de los aspectos analizados, esta propuesta representa el fundamento teórico para la clasificación documental en las instituciones públicas en México. Se trata de una herramienta archivística que cumplirá con tres propósitos principales. El primero, que se reconozca la importancia y la validez que tienen los principios archivísticos como estándares universales que ofrece la ciencia para sustentar la clasificación de documentos y el diseño de esquemas de clasificación. El segundo, que los sujetos obligados comisionados en las instituciones públicas cuenten con una guía metodológica para las actividades de clasificación. Y, el tercero, coadyuvar en la homogeneización de los criterios archivísticos que plantean la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y la Ley General de Archivos.