INTRODUÇÃO

A memória se tornou um conceito pesquisado e apropriado pela Ciência da Informação no Brasil, haja vista o Grupo de Trabalho de número 10 do Encontro Nacional de Pós-Graduação em Ciência da Informação no Brasil (ENANCIB), o mais relevante evento nacional em que se apresenta e se discute a produção de conhecimentos na área. Investigando as abordagens teórico-conceituais dos temas memória e esquecimento no âmbito da Ciência da Informação, ^{Holanda (2011, 60-66)} identificou esses conceitos sendo vinculados à natureza meta-econômica da informação. A autora concluiu não ser suficiente, para o avanço da área, estudar a integração entre as ferramentas tecnológicas de memória artificial e o indivíduo, mas que se deveria ter como foco a função da memória para o espírito humano. Nesse sentido, embora internet e bancos de dados digitais possibilitem uma capacidade praticamente irrestrita de se recuperar informações sobre o passado, ainda é escassa a consciência sobre o processo seletivo envolvido na sua recuperação e formação de memórias, seja na esfera individual ou das instituições.

Além do campo da memória artificial, as memórias institucional e organizacional também são temas na Ciência da Informação, com destaque para o trabalho de ^{Thiesen (2013)}, para quem: «[...] a memória organizacional poderia ser vista como um conjunto de meios através dos quais o conhecimento do passado é recuperado em atividades do presente, determinando maior ou menor eficácia organizacional.» (^{Thiesen 2013, 109}). Já o conceito de organização pode ser pensado a partir da comparação com um organismo biológico, onde diferentes órgãos executam suas funções enquanto interagem com os demais para manter a vida. Se considerarmos a organização «universidade», a biblioteca universitária (BU) é um dos seus órgãos, que também se utiliza de uma organização em sistema para desempenhar suas funções na universidade: cada unidade de informação (bibliotecas setoriais) faz a sua parte para que a BU funcione eficazmente.

Uma vez que documentos produzidos pela, e para, a organização refletem o seu modus operandi, promovendo a rememoração de suas experiências e valores, bem como a escrita da sua história, diz-se que a memória organizacional é passível de ser construída a partir de documentos (^{Bellotto 2006}). Além de tornar conhecida a evolução de uma organização, a preservação de documentos «desatualizados» - que foram elaborados em função das atividades-fim de uma BU - contribui para dar sentido ao que ela foi ou fez, no passado, e pode fornecer parâmetros para a solução de problemas atuais.

A BU produz e recebe documentação que deve ser tratada conforme a legislação apropriada, como a que define o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos a atividades-fim do Poder Executivo Federal (^{Arquivo Nacional 2011}). No entanto, pela atualização constante no modo como atua junto à comunidade acadêmica - haja vista a comunicação com os usuários por meio das redes sociais digitais, além dos tradicionais cartazes, e-mails, exposições, boletins informativos etc. -, a BU gera documentos que, pela morosidade de atualização e interpretação da legislação, podem não ser percebidos como documentos de arquivo. Esses documentos/ rastros da atuação da BU acabam não sendo incluídos no processo de gestão documental e, em última instância, não são preservados.

O interesse no potencial de testemunho desses documentos suscitou uma investigação, no âmbito de um mestrado acadêmico em Ciência da Informação, que desvendasse como a BU no Brasil têm mantido fontes de memória a seu respeito, e cujos resultados são apresentados neste artigo.

METODOLOGIA

Visando retratar o tratamento concedido a sua documentação histórica, pela BU brasileira, desenvolveu-se uma pesquisa qualitativa, com caráter exploratório e descritivo (^{Yin 2016}), com coleta de dados in loco (por meio de entrevistas e observação) e análise documental (em domínios da internet).

Considerando que a quantidade de instituições de ensino superior no Brasil extrapolaria as condições temporais e orçamentárias dos pesquisadores, optou-se por restringir a população investigada às universidades públicas federais do estado do Rio Grande do Sul. O critério «universidade federal» serviu para que houvesse alguma homogeneidade de características organizacionais entre as bibliotecas, como estatuto de funcionários, fomento, comunidade acadêmica e, consequentemente, documentação produzida e recebida. Ainda, foi escolhido o Rio Grande do Sul por estar próximo à residência dos pesquisadores e por gerar o maior número de sujeitos investigados (estado com maior número de universidades federais da região sul do país).

APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE RESULTADOS

Por meio da pesquisa in loco, constatou-se que os documentos físicos ou digitais de atividades-fim da biblioteca que não envolvem questões financeiras e trabalhistas, como processos de aquisição de bibliografia e contratação de estagiários, são preservados conforme o discernimento do profissional que o criou ou o recebeu. Com isso, documentos em suporte tradicional podiam estar armazenados em mobiliário de uso exclusivo do servidor ou da coordenação de bibliotecas, embora restrito ao público. Documentos digitais estavam salvos no disco rígido da estação de trabalho (computador de uso individual), conta de e-mail, ou pasta compartilhada na nuvem em conta pessoal (foram mencionados serviços como Google Drive e Dropbox, mas não programas e contas institucionais para esse compartilhamento).

Nas entrevistas com os gestores, eles demonstraram perceber que o documento produzido nas bibliotecas em função de suas atividades-fim é único, orgânico e testemunha o trabalho criativo em bibliotecas universitárias. Por essa razão, salvavam seus arquivos digitais e conservavam os materiais impressos junto de si, configurando um modo de preservação tácito. Documentos administrativos, comuns a outras unidades na estrutura das universidades, eram gerados e tramitados em sistemas de processos administrativos digitais, mas não foi detectada política ou outra padronização para a manutenção de registros da prática bibliotecária, exceto na entrevista com a gestora da Biblioteca Central da UFRGS.

No caso da UFRGS, a gestora indicou haver uma política institucional de seleção, avaliação e publicidade de documentos produzidos em decorrência das funções da biblioteca universitária e das funções da administração central da universidade: documentos salvos no Document@ ou catalogados no Sabi (^{UFRGS 2023d}; ^2023e). Políticas desse tipo reúnem informações propícias à construção de memórias e da própria identidade da instituição, o que facilita refletir sobre estratégias novas para atender à evolução das demandas sociais. No mesmo sentido, há a plataforma Wikipampa (^{UNIPAMPA 2023d}), produzida por servidora da UNIPAMPA, para postagem de alguns materiais instrucionais do seu sistema de BU.

Em relação a documentos que não estavam sendo classificados como arquivísticos em suas unidades, de acordo com a sua interpretação da tabela de temporalidade e avaliação de documentos utilizada na instituição, os entrevistados reconheciam que todos poderiam ser considerados de caráter histórico, uma vez que retratam o modo pelo qual a biblioteca universitária desempenha suas funções. Foram citados como documentos dotados de valor histórico, mas não considerados no momento de avaliação e recolhimento para os arquivos universitários: material preparado para as campanhas de educação de usuários, campanhas comemorativas à Semana do Livro e da Biblioteca, fotografias, guias de usuário, manuais de serviço, relatórios de gestão, estatísticas e planejamentos anuais.

Um exemplo de documento de valor histórico na BU da UFRGS - embora composto por item físico que trata de atividade-fim e que está catalogado no Sabi e disponível para consulta local -, mencionado na entrevista, é o folder da «Campanha de preservação dos acervos da UFRGS», realizada em 1999. Também na BU da UFRGS, os manuais de serviço vigentes são disponibilizados no Document@, contudo, os arquivos antigos e nos quais estão registradas as alterações que ocorreram entre as versões mais antigas e a atual são acessíveis somente ao administrador do sistema. Assim, evita-se que algum bibliotecário observe o manual mais antigo na sua prática diária, mesmo mantendo o arquivamento das versões anteriores, com valor histórico.

Todos os entrevistados manifestaram que têm interesse em classificar e dar a destinação correta (prevista por legislação específica) para os documentos administrativos físicos. Quanto aos documentos que armazenam nos computadores e que não estão vinculados aos sistemas de processos digitais da instituição, os entrevistados não pensam em eliminar, uma vez que os utilizam para saber como foi feita determinada atividade ou orientação técnica no passado. No entanto, não há a preocupação com o formato de arquivo em que estão salvos esses documentos, visando o acesso público e a preservação.

Para interpretar se os documentos históricos têm contribuído no dia a dia das bibliotecas, utilizou-se das entrevistas com os bibliotecários, quando se referiram ao uso da documentação armazenada junto aos setores. Como relatado pelos entrevistados, a maior parte da documentação acumulada pelas bibliotecas universitárias estudadas é produzida em meio digital e nem chega a ser impressa - são elaborados manuais disponibilizados on-line ou enviados por e-mail, resoluções de reuniões, tutoriais a usuários, materiais de educação de usuários, estudo de usuários etc. Esses arquivos são mantidos junto ao gestor e funcionário porque servem a consultas frequentes no momento de elaboração de novos documentos e não são deletados, como todos os entrevistados mencionaram, pois há a consciência de que continuarão sendo importantes no auxílio a atividades desempenhadas no futuro.

Na BU da UFRGS não há uma estatística do uso da coleção de documentos produzidos pelas unidades acadêmicas e administrativas e demais itens digitais, disponíveis nos sistemas SABi, Document@ ou em pastas em servidor institucional. Ainda assim, sua preservação é considerada relevante no cotidiano da instituição, segundo a gestora entrevistada. Por outro lado, a gestora da BU da UNIPAMPA não considera arquivar documentos de atividade-fim que não estejam envolvidos em processos administrativos, mas mantém um caderno manuscrito, que lhe serve de diário, no qual registra decisões que tomou na sua gestão e cola cópias de documentos que elaborou. Assim, ela cria um histórico de sua gestão com a finalidade de repassar o conhecimento quando deixar a função de coordenadora do sistema da biblioteca universitária.

À vista dos pesquisadores e da entrevista com os gestores, apenas o sistema da UFRGS apresentou um tratamento aos documentos da BU voltado à produção da memória organizacional. Note-se que os outros três sistemas de BU, FURG, UFPEL e UNIPAMPA, possuem estruturas menores e distribuídas em unidades de biblioteca universitária distantes entre si. Não apenas essas diferenças poderiam justificar relatos distintos sobre preservação de documentos históricos, mas a própria organização em múltiplas unidades relativamente autônomas, com uma integração mínima voltada à eficiência do sistema. Acredita-se que essa descentralização seja uma tendência que resulta das teorias de gestão aprendidas, mas nem sempre se relacionam à função social da biblioteca universitária, como apontado por ^{Souza (2015)}.

Realizou-se, então, a busca nos portais on-line das bibliotecas universitárias anteriormente visitadas, por indícios de um patrimônio documental próprio. Iniciando pelo portal da BU da UFRGS, a observação do seu site sugeriu, pelo link «Sobre» do menu principal, onde encontrar informações de histórico e divulgação dos procedimentos e políticas (^{UFRGS 2023b}). Nessa página encontra-se o histórico da coordenação centralizada e o acesso ao histórico das atividades desenvolvidas/questões resolvidas no Document@, um sistema de disponibilização de arquivos na web. Assim, ao invés de cada servidor salvar os documentos necessários ao desempenho de suas funções em seus desktops ou recuperar por e-mail, ficam publicadas nesse sistema as normativas internas que padronizam serviços técnicos; apresentações, vídeos e outros materiais relativos ao programa de capacitação de usuários; formulários acessados por usuários, servidores e colaboradores; materiais de eventos promovidos; descrição de solicitações com links para tutoriais de resolução e para contato com o setor responsável; e lista de ramais das bibliotecas.

Na mesma página «Sobre» da BU da UFRGS, há a indicação do Lume, o Repositório Digital da UFRGS, como plataforma para preservar não apenas as coleções digitais produzidas na UFRGS, mas também produções de caráter histórico que são de interesse da instituição. Não foi encontrada nenhuma informação sobre a coleção de documentos impressos com valor histórico da UFRGS, a Coleção U, descrita na entrevista com a gestora, em 2018, como a coleção de memória institucional. Ao adentrar no Lume, não foi encontrada nenhuma coleção específica da BU da UFRGS, mas a subcomunidade «Acervos», composta por coleções de digitalizações de documentos históricos pertencentes aos acervos das unidades acadêmicas e demais órgãos da UFRGS (^{UFRGS 2023c}).

No portal da BU da FURG, ao explorar o menu «Sobre», encontram-se organizadas as opções habituais de páginas de apresentação, equipe e lista de bibliotecas. Além dessas, há publicações de relevância histórica, como os itens das páginas «Políticas, regimentos e resoluções» e «Projetos e Programas» (^{FURG 2023d}; ^2023e). Contudo, nessas páginas não há a indicação de guarda das versões completas dos projetos e de políticas, regimentos e resoluções não mais vigentes. Da mesma forma, algumas opções presentes no menu «Produtos e serviços», como «Tutoriais» (^{FURG 2023f}), contêm documentos produzidos pelos bibliotecários relativos à atividade-fim da biblioteca universitária, mas não foi encontrada no portal a indicação sobre os materiais produzidos anteriormente/ desatualizados, e que poderiam constituir documento histórico sobre a biblioteca universitária, tanto em formato físico, quanto digital.

Ainda, no menu horizontal do portal da BU da FURG, há o link «Nossos canais», onde são listados os perfis da biblioteca nas redes sociais mais populares (^{FURG 2023c}). Esses veículos de comunicação com o usuário também requerem a produção de conteúdos por parte da biblioteca e acabam por gerar documentos que poderiam ser preservados de forma institucional.

Na página inicial do site da BU da UFPEL, não há menção à memória organizacional, exceto a opção «Histórico» do link «Coordenação de Bibliotecas», onde há informações sobre a criação das bibliotecas que compõem o sistema extraídas de uma dissertação de mestrado, e não produzidas pela própria BU (^{UFPEL 2022b}). Portarias, resoluções e tutoriais vigentes encontram-se no link «Documentos». Não há, contudo, nenhum indício da salvaguarda dos documentos de mesma tipologia desatualizados, e outros documentos que são gerados no desempenho das funções e que não ficam visíveis pelo site.

No site da BU da UNIPAMPA foi possível identificar alguns documentos que são gerados no desempenho das suas funções, como os vídeos tutoriais, o folder e guia de usuários, formulários para requisição de serviços, regimento, regulamento, organograma e lista de serviços (^{UNIPAMPA 2023c}). Como a UNIPAMPA foi criada no contexto dos documentos digitais, presume-se que os documentos produzidos estejam sendo salvos nos computadores utilizados pelos bibliotecários, em pastas compartilhadas na nuvem pública, em pastas de servidor institucional, ou em sistema de gerenciamento de arquivos digitais da instituição.

Por outro lado, encontrou-se a opção Wikipampa no menu «Bases de dados» do portal da BU da UNIPAMPA, uma plataforma colaborativa de gestão do conhecimento. Na sua página inicial há um texto explicando que o objetivo da plataforma é a postagem de conteúdos como histórico, notícias sobre os setores e compartilhamento de documentos do sistema de BU (^{Medeiros 2023}). A iniciativa apresentada pela Wikipampa não foi mencionada pela gestora da BU da UNIPAMPA como uma política para a preservação dos documentos e da informação digital, apesar de, à observação do site institucional, vir desempenhando esse papel.

DISCUSSÃO

Há pouco mais de dois séculos, memória e história não se distinguiam, remetendo ao conhecimento sobre o passado baseado em biografias, crônicas e relatos considerados relevantes. Sob a influência do Positivismo, a história passou a reivindicar o status de ciência, diferenciando-se da memória por usar um «método científico» para a análise de uma fonte escrita. Até o final do século XIX, essa fonte se restringia a papéis considerados «documentos», aqueles presentes em arquivos de Estado e únicos testemunhos confiáveis da «verdade histórica» (^{Karpinski 2015}). Apenas na década de 1960 o documento histórico ultrapassou os limites do arquivo histórico: deixou de ser confundido com «monumento» e, com a finalidade de preservação da informação, passou a migrar de um suporte a outro, abrangendo a impermanência (^{Le Goff 2003}). Assim, enquanto novas formas de registro informacional ascendem à condição de fonte, na academia, modifica-se a noção de documento.

No contexto da Ciência da Informação, documento é entendido como «unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato» (Dicionario brasileiro de terminologia aqtuivistica 2005, 73). Esse registro, ao criar um elo entre o presente e os múltiplos passados evocáveis a partir de sua interpretação, adquire valor histórico, a qualquer tempo, em qualquer formato. Pode haver documento com valor histórico para uma biblioteca universitária, portanto, dentre aqueles que são recentes e não têm um suporte físico fixo (armazenados na «nuvem», por exemplo, com conteúdo disperso em mais de um servidor de internet, não sendo possível determinar origem e backup).

Os documentos gerados pelas bibliotecas universitárias são, em sua maior parte, representados por objetos conceituais, modificam-se na própria interface de criação e nem sempre são capturados para comprovar as ações em curso. Ainda, exigem metadados que incorporem aspectos de conteúdo, contexto e estrutura, e não constituem uma só unidade de armazenamento, mas pedaços em diferentes sistemas lógicos (^{Fonseca 2005}). Nesse cenário, é necessária uma atualização muito mais frequente das esferas de avaliação de documentos para contemplar aqueles com valor histórico e que logo são substituídos pela próxima comunicação na página institucional.

Por outro lado, documentos como equipamentos e mobiliário obsoletos - a exemplo do gaveteiro para catálogo de fichas - têm valor didático nas visitas orientadas e estágios de cursos como Biblioteconomia e Arquivologia e, assim como imagens dos diretores da biblioteca, depoimentos sobre seu modo de gerir, além de cartazes de campanhas de educação de usuário, dentre outros rastros, podem ser preservados. A memória organizacional, então, pode extrapolar os limites da classificação de documentos arquivísticos em uso, integrando um sentido mais amplo de documento histórico que abranja informações provenientes de documentos em suportes e linguagens diversos. Mais que um repositório de informações sobre a história da organização, a memória organizacional deve constituir uma fonte interna de conhecimento, contribuindo para a inovação em diferentes ambientes da organização (^{Camisón e Villar-López 2011}).

Exceto pelo SBUFRGS, não foram verificadas - nem pelas entrevistas, nem pela análise dos sites - políticas de preservação de documentos históricos das bibliotecas. A percepção dos pesquisadores é de que os gestores confiam que todo trabalho de avaliação e classificação será realizado pelas comissões de avaliação de documentos de arquivo das universidades, sem que precisem manifestar o interesse em manter certos documentos não comuns às demais unidades acadêmicas ou administrativas. Para além dos documentos físicos e digitais salvos em suas estações de trabalho e contas pessoais de e-mail e armazenamento de arquivos, coloca-se em questão o que é publicado nas redes sociais enquanto atividade-fim das bibliotecas. Essas publicações ilustram formas de interagir com os usuários e a sua preservação permite o aprendizado sobre a prática profissional em biblioteca, além do reconhecimento do esforço dos técnicos e dos usuários por educação, ciência e cultura.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

O estudo realizado buscou investigar o tratamento concedido a documentos históricos da própria biblioteca universitária no Brasil e acabou evidenciando que os documentos gerados na sua rotina podem ter sua gestão prejudicada por práticas personalistas, pela obsolescência dos suportes documentais, pela falta de estrutura da preservação documental ou, simplesmente, pela falta de ponderação e orientação quanto ao patrimônio documental. Aponta-se que este pode ser um ponto de partida para diferentes estudos sobre documentos a partir dos quais é possível escrever histórias da biblioteca universitária.