Preparación de archivos

Introducción

La metodología SciELO está en constante evolución perfeccionando la edición, publicación e interoperabilidad de las revistas; en ese sentido SciELO propone el uso del lenguaje XML para la estructuración y marcación de todos los elementos de los textos completos de acuerdo a una norma internacional ya establecida llamada JATS (Journal Article Tag Suite). Mediante este nuevo procesamiento los textos marcados son susceptibles de ser almacenados en bases de datos, intercambiados con los índices bibliográficos y otros sistemas en la Web, y ser presentados en diferentes formatos de lectura desde la pantalla tradicional de una computadora hasta los dispositivos móviles como tabletas y teléfonos celulares.

La aplicación de esta metodología consta de dos fases; la primera es la Preparación de archivos para la marcación y consiste en asignar formatos específicos de posición, fuente, estilo y tamaño a cada uno de los elementos del documento: DOI, sección, título, autores, resúmenes, cuerpo del texto identificando cada párrafo, títulos de sección e imágenes y agradecimientos y referencias bibliográficas.

La exactitud con que se lleve a cabo la Preparación de archivos es de suma importancia ya que permitirá un mayor nivel de reconocimiento automático en la marcación XML agilizando con ello el procesamiento del documento.

La segunda fase de la metodología es la Marcación XML, se realiza con un software especialmente desarrollado para ello que se ejecuta en Office Word y que a través de botones en diferentes niveles orienta al operador en la marcación de los elementos bibliográficos sobre el texto de cada documento.

Nombramiento y estructura archivos

Cada uno de los documentos del número (artículos, editoriales, reseñas, etc.) de la revista se constituirá en un archivo Word; el nombre de cada archivo Word se forma con un número secuencial de archivo y las páginas inicial y final que le corresponden en el archivo PDF.

Ejemplo:

Estos archivos se alojarán en una carpeta nombrada <scielo_markup>

La versión PDF correspondiente a cada uno de los documentos deberá nombrarse de la misma manera que los archivos Word

Ejemplo:

Estos archivos se alojarán en una carpeta nombrada <src>

De esta manera se tendrán las siguientes carpetas con las versiones Word y PDF de los documentos del número.

Finalmente las carpetas del número; <scielo_markup> y <src> se constituyen en una estructura como la que se muestra a continuación.

Donde la carpeta <ib> indica la revista de que se trata y la carpeta <v29n67> número específico al que corresponden los archivos.

Nota

El nombre los archivos no debe contener espacios ni caracteres especiales. Para añadir información se pueden usar guiones.

Importante

• Los archivos deben estar en formato Word (.docx)
• Verificar que no haya diferencias de contenido entre este archivo Word y el artículo publicado en la revista impresa o en otro soporte.

Estructura y formato de los datos básicos

Las fuentes sugeridas para el texto del documento son: Times New Roman, Arial, Calibri y Verdana.

1. Número de DOI debe estar alineado a la derecha, tamaño 12.
2. La sección del artículo a la cual pertenece en la tabla de contenido debe estar alineada a la derecha y tamaño 12. Si no se cuenta con este dato dejar una línea en blanco.
3. El título en el idioma original del artículo debe estar en negritas, tamaño 14, centrado.
4. La traducción del título debe venir en la siguiente línea, en negritas y centrado. Si hay más traducciones escribir cada una en una línea diferente.
5. Los nombres de los autores deberán estar alineados a la izquierda, cada uno en un párrafo distinto y tamaño 12. Cada autor debe tener un número o carácter en formato superíndice indicando a qué afiliación pertenece.
6. La(s) afiliación(es) debe(n) estar abajo del grupo de autores. Cada afiliación deberá estar en un párrafo y tamaño 12. Al inicio de cada afiliación estará el número o carácter en superíndice que lo relaciona con uno o más autor/es.
7. El autor para correspondencia deberá estar alineado a la izquierda, tamaño 12.
8. El resumen debe venir después de la afiliación de los autores, alineado a la izquierda, tamaño 12. La palabra «Resumen:» debe venir en negritas, con o sin dos puntos. El texto del resumen debe empezar en el párrafo siguiente, tamaño 12. Para resúmenes estructurados (contiene secciones como Introducción, Método, Conclusiones, etc.), cada título de sección debe estar en negritas, con o sin dos puntos. El texto de cada sección del resumen debe venir en párrafos distintos.
9. Las palabras clave deben estar después del resumen, tamaño 12. El texto «Palabras clave:» debe venir en negritas seguido de dos puntos. Cada una de las palabras clave deben estar separadas por coma o punto y coma.
10. El *Abstract*, deberá estar alineado a la izquierda, tamaño 12. La palabra Abstract debe estar en negritas, con o sin dos puntos. El texto del resumen debe comenzar en un nuevo párrafo, tamaño 12. Para abstracts estructurados, cada título de sección debe estar en negritas, con o sin dos puntos. El texto de cada sección del abstract debe venir en párrafos distintos.
11. Las *key words* deben estar después del abstract, tamaño 12. El texto «Key words:» debe venir en negritas seguido de dos puntos. Cada una de las key words debe estar separadas por coma o punto y coma.
12. Las Fechas de recibido y aceptado, pueden ser incluidas después de los resúmenes o al final del documento, tamaño 12 y alineadas a la izquierda con el formato «dd/mm/aaaa». Cada una de las fechas de aceptado, recibido y/o revisado deben estar en párrafos distintos.

Importante

Adicionalmente se deben insertar los saltos de línea entre párrafos que se indican en el siguiente ejemplo.

Ejemplo 1:

Estructura y formato del cuerpo del texto

1. Secciones/Subtítulos de párrafo: Fuente tamaño 16, centrado, en negritas, con la primera letra en mayúscula.
2. Subsecciones/Subtítulos de párrafo secundarios: Fuente tamaño 14, centrado, en negritas, con la primera letra en mayúscula. Cuando existan subsecciones de subsección formatear en tamaño 13 negrita y centrado.
3. Cuerpo del texto: Fuente tamaño 12. NO debe haber saltos de línea entre párrafos.
4. Las notas de pie de página deben estar al final de cada página, fuente tamaño 12.
5. Cita textual con más de tres líneas: Fuente tamaño 12, margen izquierdo de 4 cm.
6. Título de imágenes: Fuente tamaño 12, centrado y en negritas. Descripción de las imágenes: tamaño 12.
7. Notas al pie de las imágenes: Fuente tamaño 12 y centradas con respecto a la imagen, la primera letra debe estar en mayúsculas.
8. Imágenes: deben estar en el cuerpo del texto, insertadas en formato png o jpg y centradas. Las imágenes deben estar en línea con el texto. Se consideran imágenes: gráficos, cuadros, fotografías, diagramas y, en algunos casos, tablas y ecuaciones.
9. Tablas de tipo texto: El título de las columnas de las tablas debe estar en negritas y los datos del cuerpo de la tabla con fuente normal. Los nombres científicos deben estar en itálicas.
10. Notas al pie de la tabla: Fuente tamaño 12 y centradas con respecto a la tabla, la primera letra debe estar en mayúsculas.
11. Ecuaciones pueden estar en Mathtype [1] o en imagen. En este último caso, seguir instrucciones del punto 8.
12. Quitar todos los hipervínculos del archivo con los comandos CTRL+E (marcar documento) y CTRL+SHIFT+F9 (quitar hipervínculos)
13. Citas del tipo autor y año deben estar entre paréntesis, con el apellido del autor seguido por el año (Souza, 2007), primera letra en mayúscula;
14. Citas numéricas deben estar entre paréntesis y con formato de superíndice (⁽¹⁾)

Importante

Adicionalmente se deben insertar los saltos de línea entre párrafos que se indican en el siguiente ejemplo.

Ejemplo 2:

Estructura y formato de los Agradecimientos y Referencias Bibliográficas

1. Los Agradecimientos deberán estar después de la última sección del cuerpo del texto. Esta información debe tener como título la palabra «Agradecimientos», o su equivalente en otro idioma, en negritas, tamaño 12. El texto de esta información debe estar en tamaño 12.
2. Las Referencias bibliográficas deben estar en orden alfabético sin salto de línea de párrafo, alineados a la izquierda, en tamaño 12.
3. En caso de citas con orden numérico, las referencias deberán tener al inicio el número secuencial correspondiente.
4. Información de autor como mini-currículo, por ejemplo, deben ser insertadas después de las referencias bibliográficas.
5. Apéndices, anexos, glosarios y otros materiales deben incluirse después de las referencias bibliográficas. En caso de que estos materiales sean extensos deberán ser creados como archivos PDF.

Importante

Adicionalmente se deben insertar los saltos de línea entre párrafos que se indican en el siguiente ejemplo.

Ejemplo 3:

Anexos

Ejemplo de un artículo completo

Referencias de autor previamente citado

En el caso de que dos o más referencias bibliográficas del documento correspondan a un mismo autor, las normas de citación indican asentar el nombre del autor en la primera ocurrencia y en las siguientes sustituirlo por una línea creada con varios guiones como se aprecia en ejemplo.

La preparación de esta información para su marcación en SciELO requiere solamente sustituir la línea ya indicada por una línea de seis guiones bajos continuos como se muestra abajo para el ejemplo.

Marciales Vivas, G. P. (2003), Pensamiento crítico: diferencias en estudiantes universitarios en el tipo de creencias, estrategias e inferencias en la lectura crítica de textos, tesis doctoral, Universidad Complutense de Madrid. Disponible en: Disponible en: http://eprints.ucm.es/tesis/edu/ucm-t26704.pdf [Fecha de consulta: 14 de enero de 2013].

______; González Niño, L.; Castañeda- Peña, H. y Barbosa Chacón, J. W. (2008), «Competencias informacionales en estudiantes universitarios: una reconceptualización», en Universitas Psychologica, 7 (3), pp. 613-954.

______; Peña, L. B.; Castañeda-Peña, H.; González Niño, L.; Barbosa-Chacón, J. W. y Barbosa Herrera, J. C. (2010), Competencias Informacionales en estudiantes universitarios: Aportes para su caracterización y desarrollo, Lima, Perú: Pontificia Universidad Católica del Perú. (Serie Temas de Bibliotecología e Información.)

______; Cabra, F.; Castañeda-Peña, H.; Peña, L. B.; Mancipe, E. y Gualteros, N. (2013), Nativos digitales: transiciones de lo impreso a lo digital, Bogotá: Editorial Pontificia Universidad Javeriana.

Referencias en las notas de pie de página

El formato de marcación SciELO requiere que todas las referencias bibliográficas se encuentren en una lista en la parte final del documento. En algunas publicaciones, especialmente de las áreas de ciencias sociales y humanidades, las referencias se asientan en las notas de pie de página, como se muestra en el siguiente ejemplo:

En este caso se procederá a seleccionar todas y cada una de las referencias que aparecen en las notas de pie de página del documento y se conjuntarán en una lista al final del documento. En esta lista deberán aparecer las referencias ordenadas alfabéticamente sin adicionar ningún encabezado en la lista.

Preparación de documentos con traducciones

En general la preparación de la traducción del documento sigue las mismas indicaciones ya descritas para el original. Lo que se requiere es organizar el documento original y su traducción en un solo archivo. Las indicaciones son las siguientes:

Preparar el documento en lenguaje original siguiendo las indicaciones generales

Se incluye todo el contenido; texto, imágenes y notas al pie de página en idioma original

Se incluye la parte final del documento con sus notas al pie de página y sus Referencias bibliográficas.

Incorporar el texto de la traducción después del texto en el idioma original. A continuación se incluye todo el contenido en el idioma de traducción; texto e imágenes. La traducción de las notas va al final del documento.

Al final de la traducción deberán incluirse las (1) Notas traducidas

Advertencia

Notar que en todo el documento solo hay un listado de referencias ya que en general no cuentan con traducción

Especificaciones para las imágenes en SciELO

Las imágenes de elementos como fotografías, gráficas, tablas y ecuaciones que acompañan al documento deben cumplir con las especificaciones de esta sección, ya sea que se reciban en formatos originales o se obtengan de la versión PDF del documento.

• Todos los textos que contengan deben ser legibles
• No deben visualizarse «pixelados»
• La calidad del gráfico debe ser igual o mejor que la del PDF

Formato del archivo

• La resolución de las imágenes debe ser 300 dpi, los formatos preferidos .png y .jpg.

Tablas como imagen

• En general, las tablas deben ser codificadas. Si la tabla es compleja puede ser presentada como imagen*.
• La leyenda/pie de la tabla se codifica en el XML, no debe incluirse en la imagen.
• Todos los textos y símbolos que aparecen en la imagen original deben visualizarse.
• El título de las columnas de las tablas debe estar en negritas.
• Los datos del cuerpo de la tabla deben estar fuente normal.
• Los nombres científicos dentro de la tabla deben estar en itálicas.
• Si la tabla original es a color, la tabla que se entregue también debe ser a color.

* La tabla es compleja cuando exista el riesgo de no codificarla correctamente debido a su estructura o a su contenido.

Ecuaciones como imagen

Las ecuaciones pueden estar en Mathtype (software para edición de ecuaciones) o en imagen. Presentarla codificada siempre que sea posible.

• Cuando se opte por la imagen no incluir en ella la etiqueta de numeración consecutiva que frecuentemente presentan.

Guía abreviada

Estructura y formato de los datos básicos

Elemento	Tamaño de fuente	Alineación	Estilo	Espacios	Observaciones
DOI	12 puntos	Alineado a la derecha	Normal	Sin espacios. Respetar tal cual venga en el formato original	Si no se cuenta con este dato dejar una línea en blanco.
Sección	12 puntos	Alineado a la derecha	Mayúsculas y minúsculas	Una línea en blanco, antes y después de su inserción	Si no se cuenta con este dato dejar una línea en blanco.
Título Original	14 puntos	Centrado	Negritas	Una línea en blanco entre título original y título traducido
Título Traducido	14 puntos	Centrado	Negritas	Una línea en blanco entre título traducido y los autores	Si hay más traducciones escribir cada una en una línea diferente.
Autores	12 puntos	Alineado a la izquierda	Normal	Cada nombre de autor en un párrafo diferente; sin línea en blanco entre cada autor
Afiliaciones	12 puntos	Alineado a la izquierda	Normal	Sin línea en blanco entra cada afiliación
Área de Correspondencia	12 puntos	Alineado a la izquierda	Normal	Una línea en blanco entre la correspondencia y el Resumen o Abstract
Resumen:	12 puntos	Alineado a la izquierda	Negritas	Sin línea en blanco entre la palabra resumen y el texto	Para resúmenes estructurados los títulos de sección estarán en negritas
Texto del resumen	12 puntos	Justificado	Normal	Sin línea en blanco entre el texto y las palabras clave
Palabras clave:	12 puntos	Alineado a la izquierda	Negritas	Una línea en blanco entre las palabras clave y el abstract. Cada una de las palabras clave separadas por coma o punto y coma.
Abstract:	12 puntos	Alineado a la izquierda	Negritas	Sin línea en blanco entre la palabra Abstract y el texto
Keywords:	12 puntos	Alineado a la izquierda	Negritas	Una línea en blanco entre el Abstract y Keywords. Cada una de las Keywords separadas por coma o punto y coma.
Texto del abstract	12 puntos	Justificado	Normal	Sin línea en blanco entre el texto y las palabras clave
Área de Fecha	12 puntos	Alineado a la izquierda	Normal	Una línea en blanco entre la última palabra clave y este elemento

Estructura y formato del cuerpo

Elemento	Tamaño de fuente	Alineación	Estilo	Espacios	Imágenes
Títulos de sección	16 puntos	Centrado	Negritas	Dos líneas en blanco antes del Título de sección y otras dos después
Subtítulos de sección	14 puntos	Centrado	Negritas	Una línea en blanco antes del Subtítulo de sección y otra después	Cuando existan subsecciones de subsección formatear en tamaño 13 negrita y centrado.
Párrafos	12 puntos	Justificado	Normal
Citas textuales	12 puntos	Justificado		Margen izquierdo, de 4 cm.
Mención de imágenes en el texto	12 puntos		Respetar estilo del impreso		Letra inicial en mayúscula
Imagen		Centrado			Las imágenes de tipo: figura; gráficos; fotos; mapas, deberán incrustarse después de su mención al final del párrafo.
Título de las imágenes	12 puntos	Centrado	Negritas	Sin espacios	Las imágenes de tipo: tablas, cuadros, fórmulas, quedarán como texto, en caso de que no se puedan representar o que sean complejas, se insertarán como imagen.
Descripción de la imagen	12 puntos	Centrado	Normal	Sin espacios	Todas las notas al pie de imagen van centradas.
Nota al pie	12 puntos	Justificado	Normal		Dejar al final de la página

Estructura y formato de los agradecimientos y referencias bibliográficas

Elemento	Tamaño de fuente	Alineación	Estilo	Espacios	Imágenes
Agradecimientos	12 puntos	Centrado	Negritas	Una línea en blanco antes y después
Referencias	12 puntos	Justificado	Normal	Renglón por referencia	La palabra Referencias bibliográficas, solo en negritas
Conflicto de interés	12 puntos	Alineación a la izquierda	Normal	Dos líneas en blanco antes y una después
Material suplementario	12 puntos	Alineación a la izquierda	Sólo el nombre de la imagen en negritas
Descripción de la imagen	12 puntos	Alineación a la izquierda	Normal		Las imágenes de tipo: figura; gráficos; fotos; mapas, deberán incrustarse al final del documento. Las imágenes de tipo: tablas, cuadros, fórmulas, quedarán como texto, en caso de que no se puedan representar o que sean complejas, se insertarán como imagen al final del documento

[1]	Software para edición de ecuaciones.