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Introducción
Esta investigación identifica las políticas de información de las bibliotecas del H. Congreso de la Unión en cada una de sus áreas, servicios, colecciones y personal. Se determina de qué nivel son: institucional, organizacional o individual y de qué tipo: implícitas o explicitas. Se incluye además una propuesta de concepto de políticas de información bibliotecarias.
Al analizar las definiciones de políticas de información de Anglada (2014: 105), Braman (2011: 3), Case (2010: 1), Pasek (2015: 298), Jaeger et al. (2015: 178), Washington (2014: 320), Almada Navarro (2012: 9) y Sánchez Vanderkast (2012: 31) se puede decir que las políticas de información son: las leyes, regulaciones, directrices, lineamientos, o cualquier otra posición doctrinal, relacionadas con la creación, producción, distribución, el acceso, el uso y la evaluación de la información, durante el ciclo de vida de la información. Pueden ser elaboradas a nivel gubernamental (internacional, nacional o local), institucional u organizacional, y sirven para fijar los objetivos y alcanzar sus metas.
Al intentar implementar una política de información en un ámbito concreto, en este caso en una biblioteca, como lo mencionan Fernández Bajón y Martínez Montalvo (2006: 421), lo que se hace es constituir un conjunto de acciones que regulan los criterios generales, intenciones y objetivos que orientarán las decisiones y líneas de acción más inmediatas.
Las políticas de información bibliotecarias, de acuerdo con Umar y Bakare (2018), Demeka (2016: 164-165) y Witt (2016), deben considerar varios aspectos para su realización, comenzando por el tipo de institución a la que pertenecen las bibliotecas, sus necesidades de información y recreación, los distintos formatos que existen para albergar la información y las normas nacionales e internacionales para su uso.
Así que una definición para "políticas de información bibliotecarias" quedaría como sigue: "Son las diferentes normas, directrices, regulaciones o cualquier otro tipo de lineamientos con que cuenta una biblioteca para el manejo de la información desde su selección y adquisición o elaboración hasta su puesta a disposición para los usuarios, incluyendo su uso y evaluación. Ayudan a cumplir eficientemente los objetivos y metas de la biblioteca".
Algunos ejemplos de políticas de información que se pueden aplicar en cada una de las áreas del ciclo de vida de la información dentro de la biblioteca son:
a) Origen o creación de la información. Artículo 6° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que establece que todos los ciudadanos tienen derecho a la información. Derechos de autor: el bibliotecario debe considerarlos para la adquisición de información y no violar los derechos morales y patrimoniales del autor.
b) Selección y adquisición de la información. Ley General de Bibliotecas, los editores deben entregar una copia a la biblioteca del H. Congreso de la Unión, a la Biblioteca Nacional y la Biblioteca de México. Políticas de selección y adquisición: establecen los lineamientos que debe seguir el bibliotecario para la correcta elección, para aceptar donaciones y para la compra de información.
c) Procesamiento de la información. Procedimiento de procesos técnicos: establece la normatividad que se debe seguir para la organización de la información. Reglas de Catalogación Angloamericanas: establece cómo se debe realizar la catalogación descriptiva de la información, para su correcta organización.
d) Flujo de información. Lineamientos de servicios de información: indican cuáles son los medios a través de los que la información fluye a sus usuarios. Reglamento de biblioteca: señala al bibliotecario de forma precisa cuáles son las reglas que se deben seguir para la circulación de la información.
e) Acceso y uso de la información. Procedimiento de circulación de información: establece cuáles usuarios tienen derecho al uso y de qué manera tienen acceso a la información. Reglamento de biblioteca: indica al bibliotecario de forma precisa quiénes tienen derecho al acceso y el uso.
f) Evaluación de la información. Procedimiento de desarrollo de colecciones a través del cual, mediante la medición ofrecida por indicadores, se valora si determinado acervo permanece dentro de la colección o es posible su descarte. Políticas de descarte: una vez evaluadas las colecciones, se decide qué materiales se pueden separar para una posible donación a otras bibliotecas o para otro destino.
Las políticas de información bibliotecarias se elaboran en distintos niveles del sistema: a nivel institucional, organizacional y local. Referente a los tipos, se encuentran las explícitas o formales: están por escrito e implementadas, son conocidas y aplicadas por todo el personal. Las implícitas o informales: no están por escrito, su implementación se lleva de manera tradicional a través de una cultura de comunicación entre el personal.
En México el poder legislativo se deposita en un Congreso General con dos Cámaras: de Diputados y de Senadores. La Cámara de Diputados se integra con representantes de la Nación, electos en su totalidad cada tres años. Consta de un total de 500 diputados. La Cámara de Senadores se integra por 128 senadores, se renueva en su totalidad cada seis años.
Para el ejercicio de sus funciones, cuentan en su organización con órganos políticos, técnicos y administrativos. Entre los que podemos mencionar: la mesa directiva, los grupos parlamentarios, comisiones, secretaría general, secretaría de servicios parlamentarios, contraloría interna entre otras. Además, constan de un conjunto de áreas que dan apoyo a las comisiones, coordinaciones, comités, secretarías, direcciones, institutos y dependencias camerales, por ejemplo, las relativas a la recopilación y sistematización de la información: las bibliotecas.
Este Sistema de Bibliotecas, de acuerdo con el reglamento publicado el 14 de mayo de 2019, está integrado por la Biblioteca del Congreso de la Unión (General), la Biblioteca Legislativa de San Lázaro y la Biblioteca Parlamentaria "Melchor Ocampo" del Senado de la República.
Su objetivo es proporcionar servicios de información bibliográfica y documental al público en general y a los legisladores en particular, con la intención de divulgar e informar sobre las actividades del Congreso.
Metodología
Es una investigación de análisis documental y de campo. Para la investigación de campo se llevaron a cabo entrevistas estructuradas a los responsables de las bibliotecas in situ, durante los meses de noviembre y diciembre de 2019. La muestra está compuesta por las tres bibliotecas pertenecientes al sistema. El cuestionario que se utilizó (véase Anexo 1) está dividido en las siguientes áreas tomadas de las Directrices para bibliotecas parlamentarias de la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA), elaboradas por Cuninghame (2009):
Presentación y análisis de resultados
Durante la revisión documental se encontró que existen políticas de información explicitas con las que cuentan las bibliotecas del sistema, es decir, que se encuentran por escrito, están autorizadas y se considera que son conocidas por el personal (esto último se verifica con la investigación de campo, resultado de las entrevistas in situ).
En el nivel macro o institucional, es decir, las que elabora el Congreso General como institución encargada de crear leyes, decretos y reglamentos, entre otros, se encontraron las siguientes políticas de información bibliotecarias (Tabla 1).
Tabla 1 Políticas de información bibliotecarias explícitas a nivel macro/institucional.
| Políticas de Información bibliotecarias |
Descripción | Características | Dirigida a: | Elabora/ Aprueba |
|---|---|---|---|---|
|
Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos Mexicanos; Sección Segunda De la Secretaría de Servicios Parlamentarios, Artículo 49 (2021) |
1. f) Servicios de Biblio- teca, que comprende los de: acervo de libros, hemeroteca, videoteca, multimedia, museo- grafía, e informática parlamentaria. 2. Cada uno de los Servicios establecidos en el párrafo anterior se constituye en una Direc- ción, la cual se estruc- tura con las oficinas que se requieran, conforme a lo que se disponga en el Estatuto. |
Ley constitucional que establece la institucionalidad de las bibliotecas del H. Congreso de la Unión, así como los servicios que deben incluir. |
Biblioteca Legislativa, Bi- blioteca General y Biblioteca del Senado de la República. |
Cámara de Diputados, LXV Legisla- tura |
|
Decreto Depósito Legal (1991) |
Dispone la obligación de los editores y pro- ductores de materiales bibliográficos y docu- mentales, de entregar ejemplares de sus obras a la Bibliotecas Nacional y a la Biblioteca del Congreso de la Unión. |
Este decreto quedó abrogado por el Decreto por el que se expide la Ley General de Bibliotecas (2021) donde se detalla, en el Capítulo X, el tipo de publicaciones recopila- das, así como agrega a la Biblioteca de México como depositaria. |
Biblioteca Nacional, Biblioteca del Congreso de la Unión y Bibliote- ca de México. |
Cámara de Diputados, LXV Legisla- tura/Presi- dencia de la República |
|
Estatuto de la Organización Técnica y Administrativa y del Servicio de Carrera (2000) |
Su objetivo es formar funcionarios de alta calidad que apoyen pro- fesional y eficazmente el cumplimiento de las atribuciones y funciones de la Cámara. |
Documento que establece que el personal debe tener estudios profesionales relacionados con el área que desempeña, así como garan- tizar su permanencia y desarrollo profesional dentro de la Cámara de Diputados. |
Personal administrativo, operativo y de confianza de la Cámara de diputados. |
Cámara de Diputados |
|
Estatuto del Servicio Civil de Carrera de la Cámara Alta (2002) |
Su objetivo es estable- cer las bases para la planeación, organi- zación, operación, desarrollo, formación y capacitación, profesio- nalización, control y evaluación del Servicio Civil de Carrera de la Cámara de Senadores. |
Documento que establece que el personal debe tener estudios profesionales relacionados con el área que desempeña, así como garan- tizar su permanencia y desarrollo profesional dentro de la Cámara de Senadores. |
Personal administrativo, operativo y de confianza del Senado de la República. |
Senado de la República |
Elaboración propia, con base en la Ley Orgánica del Congreso General, Decreto de Depósito Legal y Estatutos de Servicio Civil de Carrera
En el nivel mezzo u organizacional, está el reglamento que elaboró el H. Congreso de la Unión, pero esta vez en calidad de ordenamiento organizacional (Tabla 2).
Tabla 2 Políticas de información bibliotecarias explícitas a nivel mezzo /organizacional
| Políticas de información bibliotecarias |
Descripción | Características | Dirigida a: | Elabora/ Aprueba |
|---|---|---|---|---|
|
Reglamento del Sis- tema de Bibliotecas del Congreso de la Unión (2019) |
Su objetivo es normar el funcionamiento del Siste- ma de Bibliotecas del Con- greso de la Unión. Tiene el propósito de ejecutar las directrices bibliotecológi- cas para los servicios, así como coordinar, normar y supervisar las actividades bibliotecarias y establecer los vínculos de coopera- ción con los Congresos Estatales, así como con otros sistemas biblioteca- rios internacionales. |
Establece las bases de operación de las biblio- tecas pertenecientes al Sistema de Bibliotecas del Congreso de la Unión, así como el perfil y funciones del director del sistema. |
Biblioteca Legislativa, Biblioteca General y Biblioteca del Senado de la República. |
Cámara de Diputados, LXIV Legis- latura |
En el nivel micro o local, se encuentran las elaboradas o destinadas para las bibliotecas (Tabla 3).
Tabla 3 Políticas de información bibliotecarias explícitas a nivel micro/individual.
| Políticas de información bibliotecarias |
Descripción | Características | Dirigido a: | Elabora/ Aprueba |
|---|---|---|---|---|
|
Manual General de Organización de la Cámara de Diputa- dos (2009) |
Su objetivo es contar con un instrumento adminis- trativo de consulta, que les permita conocer... su estructura orgánica y los objetivos y funciones asignados a cada una de las Unidades Administra- tivas que la conforman. |
Documento que establece la organi- zación y funciones de las áreas y servi- cios administrativos de la Cámara de Diputados. |
Áreas, servi- cios y personal de la Cámara de Diputados. |
Cámara de Diputados, LX Legislatura |
|
Lineamientos para la prestación de los servicios biblioteca- rios y documentales de la Cámara de Diputados (2009) |
Tienen por objeto regular la prestación de los servicios bibliotecarios y documentales que son responsabilidad de la Dirección General del Centro de Documen- tación, Información y Análisis. |
Documento que menciona las colec- ciones, servicios y disposiciones para el uso y préstamo del acervo. |
Biblioteca Legislativa y General de la Cámara de Diputados. Áreas de Desarrollo de Colecciones y Servicios de Información. |
Cámara de Diputados, LX Legislatura |
|
Manual de procedimientos de los Servicios de In- formación y Análisis de la Cámara de Diputados (2008) |
Ofrece información sobre la forma en que proporciona servicios es- pecializados relacionados con los recursos docu- mentales y la elaboración de análisis, consultas e investigaciones docu- mentales relacionadas con el trabajo legislativo. |
Incluye los proce- dimientos para la selección, clasifica- ción y ordena- miento de material documental; para el otorgamiento de información especializada y para el préstamo de ma- terial documental. |
Biblioteca Legislativa y General de la Cámara de Diputados. Áreas de Desarrollo de Colecciones y Servicios de Información. |
Cámara de Diputados, LX Legislatura |
|
Manual de procedi- ientos administra- tivos en materia de adquisición, cata- logación, préstamo y divulgación del acervo bibliográfico (2013) |
Establece las políticas y secuencia de actividades para la administración de los recursos bibliográ- ficos y documentales del acervo patrimonial y su divulgación, ofrece servicios de información a los usuarios internos y externos. |
Instrumento norma- tivo que establece los procedimien- tos necesarios para enriquecer y controlar el acervo bibliográfico, atender solicitudes de información y divulgación del acervo. |
Biblioteca “Melchor Ocampo” del Senado de la República. Áreas de Desarrollo de Colecciones, Análisis documental, Servicios de información y divulgación. |
Senado de la República, LXII Legislatu- ra, Secretaría General de Servicios Ad- ministrativos, Unidad de Moderniza- ción Adminis- trativa. |
Elaboración propia, con base en los Lineamientos, Manuales de Organización y Procedimientos del Sistema de Bibliotecas del Congreso General de México
A continuación, se presentan los resultados de las entrevistas de acuerdo con las áreas en que se dividió el cuestionario:
-
Personal: el personal responsable de las bibliotecas General y Legislativa tienen cargo de: responsable de biblioteca; en la biblioteca del Senado es: subdirector de biblioteca. Los tres nombramientos son de confianza. Las responsables de las bibliotecas General y Legislativa tienen una carrera distinta a bibliotecología. El responsable en la biblioteca del Senado es doctor en bibliotecología.
La cantidad de personal es la siguiente: en la biblioteca Legislativa, 23, la General, 21 y la del Senado, 9. La biblioteca Legislativa y la del Senado cuentan con dos personas con estudios de licenciatura en bibliotecología cada una, el resto del personal en las tres bibliotecas cuenta con estudios de bachillerato y estudios técnicos, los nombramientos son: Técnico/Operativo y Técnico/Especializado. Reciben 40 horas de capacitación al año, pero en áreas distintas a la bibliotecología.
La biblioteca General y la Legislativa dependen de la Secretaría de Servicios Parlamentarios y reportan a la Subdirección de Biblioteca. La biblioteca del Senado depende de la Secretaría General de Servicios Parlamentarios y reporta al Comité de Biblioteca y Asuntos Editoriales.
No presentaron políticas de información para esta área.
-
Desarrollo de colecciones y presupuesto: las tres bibliotecas cuentan con libros de temas en general, diarios de sesiones y boletines parlamentarios, gacetas parlamentarias, publicaciones oficiales de gobierno, legislación y jurisprudencia, diccionarios y enciclopedias, revistas académicas, periódicos y colecciones especiales. Sobre el presupuesto, la biblioteca General y la Legislativa no cuentan con uno; la forma en que adquieren sus materiales es a través del Depósito Legal. Con respecto al acervo, tienen un aproximado de 122 000 y 123 000 volúmenes respectivamente. A la biblioteca del Senado en 2019 le asignaron 50 000 pesos m.n.; adquiere sus materiales por medio de la donación y la compra; la cantidad aproximada de acervo es de 25 000.
La biblioteca del Senado presentó sus políticas de información para desarrollo de colecciones. Las de la Cámara Diputados no presentaron ninguna; a las tres les hace falta una política que incluya el presupuesto.
Organización documental: las bibliotecas de la Cámara de Diputados no realizan esta actividad, utilizan Janium para la consulta de su catálogo. En la biblioteca del Senado sí se realiza esta actividad. Cuentan con las siguientes políticas: Formato MARC, las listas de encabezamientos de materia de Gloria Escamilla y tesauros especializados. Para la clasificación utilizan el sistema decimal de Dewey; además, cuentan con el Manual de procedimientos administrativos en materia de adquisición, catalogación, préstamo y divulgación del acervo bibliográfico, donde se especifica cómo se deben realizar los procesos técnicos y físicos del material. Las tres bibliotecas están trabajando para que se unifiquen sus catálogos en uno solo.
-
Servicios de información: las bibliotecas cuentan con los siguientes servicios: préstamo de libros en sala, externo e interbibliotecario; servicio de consulta; servicio de estudios o de investigación; consulta de catálogos; servicio de alerta y servicio de reprografía, además de contar con servicios en línea como: servicio de consulta, servicio de estudios o de investigación, consulta de catálogos, servicio de alerta, consulta a bases de datos en línea. En las bibliotecas General y del Senado la estantería es cerrada. La biblioteca Legislativa cuenta con estantería mixta.
La biblioteca del Senado presentó el Manual de procedimientos administrativos en materia de adquisición, catalogación, préstamo y divulgación del acervo bibliográfico. Las bibliotecas de la Cámara de Diputados no presentaron políticas de información.
-
Cooperación bibliotecaria institucional: las tres bibliotecas cuentan con el servicio de préstamo interbibliotecario y pertenecen a la Red de Bibliotecas del Centro Histórico de la Ciudad de México.
No presentaron políticas bibliotecarias para esta área.
-
Infraestructura: la biblioteca general necesita más espacio, pero las condiciones del edificio no le permiten crecer, debido a que es un edificio histórico. La biblioteca Legislativa también necesita más espacio, tienen una propuesta de ampliación; además necesitan más estantería, computadoras, impresoras, escáner y mejorar la conexión a la red Wifi. La biblioteca del Senado está esperando la respuesta del Comité de biblioteca para saber si le pueden asignar un espacio en la sede nueva del Senado, pues actualmente se encuentra en otra dirección postal; necesita estantería compacta y mejor ancho de banda.
No presentaron políticas de información bibliotecarias para esta área.
Discusión
-
Personal. La IFLA considera que se debe realizar una correcta selección para encontrar al candidato idóneo que cumpla con los conocimientos profesionales y técnicos que amerite el puesto. Capacitar continuamente y contar con oportunidades de desarrollo profesional dentro de la institución.
Aunque el personal responsable de las bibliotecas no mencionó algún documento normativo, tienen las directrices llamadas Estatutos del servicio civil de carrera, que señalan lo siguiente: deben contar con personal profesional de carrera, expertos en las diferentes áreas para realizar de manera eficaz y eficiente sus tareas, deben capacitarse continuamente para que se desarrollen profesionalmente dentro del Congreso.
-
Desarrollo de colecciones y presupuesto. La IFLA señala que deben realizar una adecuada selección de los materiales que formarán el acervo de sus colecciones y deben incluir tanto material impreso como audiovisual y digital. Para la adquisición propone se haga por compra, donación o depósito legal. Tener un presupuesto para la adquisición de acervo, ya que ni el depósito legal, ni las donaciones son suficientes para integrar una colección adecuada con las necesidades de los legisladores. El presupuesto debe contemplar dinero para capacitación del personal y compra de mobiliario y equipo de cómputo, así como para arreglos o mejoras en el edificio de la biblioteca.
Las bibliotecas General y Legislativa no mencionaron políticas de información, pero cuentan con: Lineamientos para la prestación de los servicios bibliotecarios y documentales y Manual de Procedimientos de los Servicios de Información y Análisis; en el Senado, el Manual de procedimientos administrativos en materia de adquisición, catalogación, préstamo y divulgación del acervo bibliográfico, donde se indican las colecciones necesarias para prestar el servicio. Relativo al presupuesto, falta una directriz o regulación explícita que dicte la cantidad de presupuesto para la compra de material bibliohemero-gráfico, audiovisual y digital, así como una partida especial para la capacitación del personal en actividades bibliotecarias y para la compra de mobiliario y equipo de cómputo.
Organización documental. La IFLA recomienda que el personal que labora en esta área debe tener ciertas capacidades, tales como: capacidad de organizar y clasificar el material, con el fin de facilitar su almacenamiento y posterior recuperación. Solamente la biblioteca del Senado lleva a cabo esta actividad; en la entrevista presentaron su Manual de procedimientos administrativos en materia de adquisición, catalogación, préstamo y divulgación del acervo bibliográfico; el personal encargado de esta área tiene estudios en bibliotecología.
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Servicios de información. La IFLA propone los siguientes servicios, como mínimo: préstamo de libros, de CD-ROMs y de microfichas; servicios de documentación; servicios de estudios; sistemas de información parlamentaria; publicaciones, conservación, archivo; consultas individuales: en persona, por teléfono, correo electrónico, formulario en la página web, por escrito y mensajes de texto, además de servicios en línea.
Durante las entrevistas, únicamente la biblioteca del Senado presentó sus políticas de información; sin embargo, las bibliotecas de la Cámara de Diputados también cuentan con los lineamientos y manuales antes expuestos, en los que se establecen los servicios necesarios para atender las necesidades de sus usuarios, tanto tradicionales como en línea.
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Cooperación bibliotecaria institucional. La IFLA recomienda que se realicen convenios de cooperación con bibliotecas de la misma especialidad.
No señalaron que contaran con alguna política de información, no obstante, en el Reglamento del Sistema de Bibliotecas del Congreso de la Unión, se específica que deben establecer vínculos de cooperación con otras bibliotecas, incluyendo las bibliotecas de los Congresos de los Estados.
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Infraestructura. La IFLA recomienda que deben contar con una buena infraestructura que sea capaz de aprovechar las ventajas de las TIC. El elemento clave para el éxito es el desarrollo de un plan estratégico que cuente con el respaldo y el apoyo de los líderes institucionales y políticos.
Hacen falta políticas de información explícitas para esta área; deben elaborar unas que incluyan aspectos relacionados con el espacio físico necesario en metros cuadrados por cada usuario, espacio para la estantería, áreas de oficina, así como mesas de estudio para los usuarios, entre otros elementos. Que satisfagan las condiciones óptimas de iluminación, ventilación y medio ambiente.
En resumen, las tres bibliotecas cuentan con directrices y regulaciones explícitas a nivel micro en: desarrollo de colecciones, servicios de información y préstamo interbibliotecario. En organización documental, solamente la biblioteca del Senado. La diferencia es que en las bibliotecas de la Cámara de Diputados las desconocen y por eso no las utilizan, en cambio en la biblioteca del Senado sí las conocen y son utilizadas.
Conclusiones
Se identificaron las áreas, servicios, colecciones y personal de las bibliotecas del H. Congreso de la Unión. Las tres bibliotecas cumplen con lo que propone la IFLA en cuanto a: desarrollo de colecciones, servicios de información, organización documental, cooperación bibliotecaria institucional e infraestructura. Se identificaron sus políticas de información en los tres niveles de organización: organizacional, institucional y local o individual.
Se destacan los siguientes hallazgos: respecto al personal se encontró que, de los tres responsables de estas bibliotecas, solamente uno cuenta con estudios en bibliotecología. Relativo al presupuesto, únicamente la biblioteca del Senado tiene asignada una cantidad, lo que limita el desarrollo de las áreas de la biblioteca, sobre todo la compra de material bibliohemerográfico, la capacitación del personal y la creación de nuevos servicios.
En cuanto a infraestructura, la biblioteca Legislativa tiene un proyecto de remodelación o ampliación. La biblioteca General, aunque necesita más espacio, no puede modificar la estructura del edificio pues es un monumento histórico. La biblioteca "Melchor Ocampo" de la Cámara Alta, está buscando que se le otorgue un espacio dentro del edificio nuevo del Senado de la República, pues actualmente atiende en otro inmueble.
Respecto a las políticas de información explícitas a nivel macro, únicamente mencionaron el decreto de depósito legal; a nivel mezzo, no nombraron el Reglamento del Sistema de Bibliotecas, y a nivel micro sí cuentan con ellas en la Cámara de Diputados, pero los responsables de las bibliotecas las desconocen, motivo por el cual no las señalaron. La biblioteca del Senado sí presentó sus políticas, pero ambos casos deben agregar los aspectos de personal, presupuesto e infraestructura.
Finalmente, se recomienda que elaboren las políticas de información que les hacen falta, y que implementen, evalúen y mejoren las ya existentes. Esto les permitirá identificar las actividades no controladas y, al mismo tiempo, servirá para elevar la calidad de los servicios, proyectando áreas de oportunidad y proponiendo soluciones a los problemas cotidianos.
